первый праздник и первый конфликт!!!

Девчонки, требуется помощь, совет, в том как правильно себя вести, как поступить в следующей ситуации: поздравляем сегодня сегодня воспитателей (4 человека из РК и 2 просто родителей, решили тоже остаться и поздравить), стоим ждем когда воспитатели выйдут, заходит опаздывающая мамочка с дочкой, мы ей предлагаем присоединиться к нам и поздравить, она отвечает, что-то вроде, что сейчас освобожусь и присоединюсь, но воспитатели уже вышли. Мы их поздравили, собираемся расходиться и тут нам поступает претензия от Мамы, которая опоздала. ЕЕ не устроило, что мы ее не поставили в известность, что сегодня праздник и мы поздравляем воспитателей, что не позвали ее, не предупредив заранее (она бы пришла пораньше), что подарки выбирали без ведома родителей, т.е. сами купили, что посчитали нужным. Я в эмоциональном состоянии пообещала ей, что в следующий раз лично ее будем ставить в известность, но сейчас анализируя ситуацию, понимаю, что раз ставить в известность ее, то и др. родители могут быть недовольны, тем, что их не предупредили. И понимаю, что раз нас избрали в РК, то значит родители доверяют нам, а то получается как идти в РК, так никого - нет, а как требовать - так первые, это я ни к тому, что не будет отчетности, по истечении года, я предоставлю полный отчет на, что потрачены собранные деньги, подкрепленный финансовыми документами. Просто мы физически не сможем обзванивать 19 человек и с каждым советоваться, какие конфеты/цветы/чай покупать, в конце концов, телефон нам никто не оплачивает и проезд до магазинов тоже.

Посовещавшись с девчонками, решили передать полномочия РК этой мамочке. Одна из мам из РК позвонила, но та бросила трубку и сказала, что будет общаться только со мной.

Девочки, прошу совета, как поступить, может быть действительно мы не правы и надо всех ставить в известность о покупке конфет рафаэло или вдохновение. Или же стоит ей все передать и пусть сама занимается всей организацией подарков, покупок.

п.с. любые письменные оповещения запрещены, воспитатели просили все на словах