О пользе планирования и 7 техник планирования

"Да будет написано, да будет сделано"
Китайская пословица

Вообще-то я не очень люблю классические инструменты тайм менеджмента.
В чистом виде они редко подходят женщинам. Нас нельзя загонять в рамки. Нам нужно больше свободы и творчества. И положительных результатов от этого гораздо больше.

Но вот планирование безусловно нужно и важно.

Я много раз замечала, что день/неделя/месяц/год, начавшийся без планирования проходит более хаотично, дерганно. В нем много вещей, которые я делаю потому, что кто-то попросил/предложил. И часто такие дни плавно заполняются интернет-сёрфингом, выполнением множества не очень важных дел. Наверное, это происходит по принципу "Свято место пусто не бывает". Если есть день - он должен быть чем-то заполнен. И если не я определяю, чем он будет заполнен - это делает кто-то за меня.

Но что еще более важно - это сила наших желаний. Возможно, вы знаете, что женщины обладают гораздо большей способностью притягивать желаемое в свою жизнь. В отличии от мужчин, которым для реализации целей нужно прилагать много усилий, бороться, достигать (правда при этом, они становятся по-настоящему сильнее).
Когда у меня составлен план, всегда удается сделать намного больше, чем в тот день, когда я решила, что я "все и так помню". При этом многие дела решаются без моего участия! Кто-то сам позвонил, кто-то сам подъехал. По крайней мере, многое делается без сверхусилий. Смотрю список в конце дня/недели и с удовольствием вычеркиваю выполненное, осознавая, что не так уж и сложно было.

Поэтому, предлагаю вам вводить привычку регулярно планировать свой день, если вы этого еще не делаете. Или планируете лишь время от времени.

Начинать можно даже с обрывков листочков, на которых вы будете набрасывать свой план, завтракая перед работой или перед сборами ребенка в садик. Даже такой мини-план гораздо лучше его отсутствия.

В качестве резюме привожу общий список преимуществ планирования для женщин:

1. Освобождаем свою драгоценную память для более ценных вещей
2. Экономим время, которое обычно уходит на обдумывание «а чего бы такого сейчас поделать?» или «с чего же все-таки начать?»
3. "Отправляем в отпуск" обстоятельства, которые часто определяют наш день (в том числе, и бесцельно внеплановый интернет)
4. Фокусируемся на важных для нас делах. И не только фокусируемся, но и делаем
5. Сводим к минимуму возможность упустить из вида встречи, мероприятия, платежи, привязанные ко времени
6. Уделяем внимание делам, которые нужно выполнять нерегулярно, время от времени
7. А еще всегда можно запланировать свой Отдых и Время с семьей, про которые забываем в ежедневной "гонке".
8. И конечно же отправляем запрос во Вселенную на исполнение запланированого.
9. Получаем удовлетворение от осознания сколько всего было сделано (когда вычеркиваем выполненные пункты плана)

Молодые мамы как никто другой сталкиваются с проблемой нехватки времени. Кажется, что всё свободное время занимает ребёнок, а хочется при этом найти время на себя, мужа и карьерное развитие. Для всех, кто интересуется, как планировать время, у меня есть хорошая новость. Не надо изобретать велосипед, потому что уже придумали техники, системы и программы, которые помогут вам оптимизировать время. Сегодня поговорим о самых популярных из них.

1. Pomodoro

Pomodoro - это одна из моих любимых техник, потому что очень подходит для работников моей сферы деятельности: писателей, художников, дизайнеров и т.д. Суть техники в чередовании циклов работы и отдыха. Например, после 30-минутной беспрерывной работы вы делаете пятиминутный перерыв и снова возвращаетесь к работе. Какими будут по длительности циклы и сколько их будет за день решаете вы, исходя из личных предпочтений.

Преимущества:

• Концентрация. Достигается максимальная концентрация, так как в течение цикла работы вы не отвлекаетесь ни на что, а все звонки и разговоры откладываются на цикл отдыха.
• Легкость использования. Техника достаточно простая и эффективная.
• Творческий подход. Техника позволяет использовать максимум своих творческих возможностей и возвращаться к работе после перерыва с новым подходом.
• Тайминг. Вы сможете объективно оценить сколько времени (помидорок) затрачивается на ту или иную задачу.

Полезные программы: Timewise, Focus booster и т.д.

2. Альпы

Альпы - немного более сложный для меня метод, но при этом один из самых эффективных. Суть метода в правильном планировании, которое достигается при соблюдении следующих пунктов:

• составление списка задач;
• оценка времени, необходимого на выполнение каждой задачи;
• планирование собственного свободного времени из расчёта 60:40; (40% времени отводится на форс-мажор, но впоследствии заполняется резервными делами "заплатками");
• выделение приоритета в делах;
• оценка выполнения задач и контроля процесса.

Преимущества: оптимизация времени, наличие плана и задач, концентрация и самоконтроль.

Полезные программы: Outlook, ежедневник, матрица Эйзенхауэра.

3. Матрица Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра я уже упомянула в применение к методу Альпы, но это и сама по себе очень полезная и простая методика. Все дела делятся на четыре категории:

• срочные и важные,
• важные но не срочные,
• срочные но не важные,
• не срочные и не важные.

Делите все ваши задачи и цели по этим категориям, и вы очень скоро заметите как много времени "съедают" последние две категории. Сосредоточьтесь на главном, и очень скоро вы заметите как увеличилась ваша личная эффективность и научитесь тому, как планировать время.

Преимущества: простая и эффективная схема, которая особенно эффективна для тех, кто лучше воспринимают информацию на графиках и картинках.

4. Парето

Техника Парето в своей основе имеет известный принцип Парето 80/20, где 20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата. Говоря проще, мы можем много усилий вкладывать в раннее развитие ребенка, хотя окажется, что надо было больше времени затратить на поиск хорошего садика. Задача мамочек в том, чтобы определить те 20% дел, которые обеспечивают 80% результата.

Преимущества: эффективная, годами зарекомендовавшая себя техника.

5. Хрономераж

Хронометраж - техника по учету времени, которая может быть сложной в осуществлении, но все сложности с лихвой компенсируются результатом. Ваша задача - записывать все дела и время, затраченное на них в течение дня, в идеале в течение недели или дольше. Так вы выявите "пожирателей времени", поймете как реализуются долгосрочные цели, и вообще скорее всего узнаете о себе много нового. Хронометраж - это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.

Полезные программы: Manic time, time doctor.

6. Ежедневник или to-do list

Кому-то может показаться невероятным, как много мамочек все еще живут без ежедневника. Кажется, что если ты не ходишь на работу, а сидишь дома в декрете, то и список дел у тебя без строгих дедлайнов. В результате приходится держать лишнюю информацию в голове, а задачи постепенно обрушиваются снежным комом. Каждый вечер посвятите тому, как составить список дел на день. Записывайте дела в списки, встречи в определенные даты, отмечайте выполненное.

Полезные программы: mindmap, outlook, google-календарь.

7. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это техника визуального отображения задач и времени. Достаточно старая техника, которая со временем только доказала свою надежность. На одной шкале графика вы отражаете задачи, а на другой - время на их выполнение.

Преимущества: идеальна для любителей графиков, можно отслеживать наглядную связь между задачами.

Полезные программы: MS Project, Excel

Я рассказала вам о самых популярных техниках как правильно планировать свое время, потому что различных техник и систем тайм-менеджмента на самом деле очень много. Пробуйте, применяйте, ищите своё и, кто знает, может быть вы разработаете свою собственную уникальную систему тайм-менеджмента.

http://uspevai7ya.ru/2014/10/kak-planirovat-vremya/