Шаблонные фразы для деловой переписки
Культура письменной речиВсе речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
- Просим...
- Также просим...
- А также просим...
- Сообщаем...
- Одновременно сообщаем...
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждо-му предложению принимается самостоятельное решение.
Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.
Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.
Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
- Во-первых... Прежде всего...
- Во-вторых... Затем...
- В-третьих... В заключение...
- Переходя к следующему вопросу...
- Что касается вопроса о...
- Учитывая все вышесказанное...
- Исходя из вышесказанного...
- В связи с необходимостью вернуться к вопросу о...
- Подводя итоги, необходимо подчеркнуть...
- В заключение выражаем надежду на...
- В заключение хотим напомнить Вам о...
Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.
Стандартные выражения, указывающие на причину
- По причине задержки оплаты...
- В связи с неполучением счета-фактуры...
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
- Ввиду задержки получения груза...
- Вследствие изменения цен на энергоносители...
- Учитывая, что производственные показатели снизились на...
- Учитывая социальную значимость объекта...
При ссылках
- Ссылаясь на Вашe письмо от...
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...
- Ссылаясь на Ваш запрос от...
- Ссылаясь на устную договоренность...
- В ответ на Ваше письмо (запрос)...
- В соответствии с нашей договоренностью...
- На основании нашего телефонного разговора...
- На основании устной договоренности...
- Согласно постановлению правительства...
- Согласно Вашей просьбе...
- Согласно протоколу о взаимных поставках...
- Согласно спецификации...
- Ссылаясь на переговоры...
Указание на цель
- В целяx скорейшего решения вопроса...
- В целях выполнения распоряжения...
- Для согласования спорных вопросов...
- Для согласования вопросов участия...
- Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
- Для решения спорных вопросов...
- В целях безопасности прохождения груза...
- В ответ на Ваш запрос...
- Во избежание конфликтных ситуаций...
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
- этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
- сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
- подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
- требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
- обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
- напоминания: напоминаем;
- предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:
- контроль – возлагается,
- цена – устанавливается (снижается, поднимается),
- задолженность – погашается,
- сделка – заключается,
- рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
- платеж – производится,
- счет – выставляется (оплачивается),
- вопрос – поднимается (решается),
- скидки – предоставляются (предусматриваются),
- оплата – производится,
- возможность – предоставляется,
- договоренность – достигается,
- кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.
