Перевод на полный день в 2,8 в январе

Добрый день!

При поступлении в ГКП нам заведующая обещала перевод после НГ в группу на полный день (в конце декабря сыну будет 2,8). Но неделю назад выяснилось, что переводят только детей 2012 года, те кому до НГ уже исполнилось 3 года.

При разговоре с заведующей, она объяснила, что в прошлом году переводили как только исполнялось 2,8 (присылали путевки), а в этом году прислали путевку только 3-летним. И без путевки она перевести просто не может, хотя отдельно уточнила - места есть.

Посоветовала, писать письмо в Департамент и слезно просить рассмотреть нашу ситуацию в исключительном порядке. Говорит, что шанса мало, но вдруг.

А теперь вопрос. Расскажите как писать? Кому? Куда отправлять, в электронном виде? Или прям распечатанную копию относить, в нескольких экземплярах. И как просить (требовать) ответа?

У кого есть опыт написания писем в Департамент (не только про дет.сад, а вообще) поделитесь информацией. Я совсем не умею это делать.

А вообще есть какой-нибудь регламент по приему детей с 2,8. Если есть места после приема 3х-леток, то почему бы не принять следующих по возрасту? Хотелось бы еще на что-то ссылаться в письме (указ, закон, нормативный документ), а не только на свое бедственное положение, на которое скорее всего всем фиолетово.