Есть кадровики?
работаДевочки, привет. Я тут на новую работу вышла. У меня 5 корпусов школа/сад. Штат 200 человек. Педагоги, МОП, административный персонал. Я давно не работала с кадровыми документами. У прежнего сотрудника папки стоят на каждого сотрудника, в алфавите, но разными цветами сделано. Т2 в скоросшивателях в файлах.
Вопрос в чем, как удобнее и правильно хранить документы об образовании, повышения, приказы текущие (совмещение ,премии и тп)? У меня просто нет времени искать в интернете информацию.
Если можно,подскажите пожалуйста мне.
Светлана Сергеевна
Если как вы сказали "давно не работала с кадровыми документами" не плохо было бы пройти курсы обучения кадровиков . Там же постоянно какие то изменения, много чего нового. А курсы можно совмещать с работой
27.12.2022
Ответить
Анастасия
У нас в учреждении отдельно папка с приказами (прием, увольнение, бс, доп.отпуска,совмещения), отдельно папка с очередными отпусками(там же график отпусков), допники в личных делах. Журналы по регистрации допников, трудовых договоров и т.п. отдельно стопкой. Личные дела разделены по отделениям(в учреждении три обособки) и стоят по алфавиту. Папки все однотипные, чтобы не выделялись никто. В компе забит шаблон под новых сотрудников с определенным шрифтом и размером. Когда приходят, просто набиваем и приклеиваем к папкам. Карточки т-2 также в больших папках на кольцах по отделениям и по алфавиту разложены.
Если есть какие-то отчеты большие, стоят папки под каждый отчет, куда печатаем формы и ставим какие-то нужные пометки. Ну и также отдельно папки «повышение квалификации», «аттестация сотрудников» и т.д. В начале папок выписаны фамилии сотрудников и даты, когда кому-то нужно проходить курсы, обучение и т.п. чтобы не копаться по каждому.
И отдельно еще в папке ведем приказы по дисциплинарке и всяким замечаниям и т.п., т.к. в случае лишения премии или еще чего, тоже удобно будет найти в отдельной папке все
27.09.2022
Ответить
Сирень
Анастасия, значит я правильно думаю сделать раздельно по корпусам. Приказов у нас тьма. Но то,как их делали ,не поддается логике. Будем с января по новому вводить. Т.е отпуска,туда же свой счёт и декрет лучше тоже отдельно сделать? И в одном приём,перевод и увольнение сквозной нумерацией?
И отдельно тогда остальные текучка:премии,надбавки,коэффициенты?
Вот Т2 тоже надо сделать по корпусам.
27.09.2022
Ответить
Анастасия
Мария, у нас отдельно отпуска только ежегодные (нумерация своя с буквой О. Например, приказ N1-о.) А вот приказы на прием, увольнение, перевод, совмещение, декрет и дополнительные отпуска отдельно в одной папке и общей нумерацией без букв. Но если будет допустим метка буквой «К», тоже удобно, чтобы не путали. А приказы на смену стажа(если есть), коэффициент и т.п. можете вести другой нумерацией уже без номера. Вам же будет удобнее. Вы будете точно знать, что отпуска у вас одной нумерацией и буквой, кадровые изменения другой, а всякие прочие просто номером.
У нас в компьютере на всякий случай тоже все сформировано. Отдельно папкой «допники» там по годам и в каждой папке все допники по фамилии. В случае какого запроса или проверки, можно открыть нужный год и найти нужный доп + если какие-то идентичные, можно просто скопировать и поменять данные. Если срочные договора есть(временные совместительства за отсутствие сотрудников или что), у нас также папка с годами и там фамилии сотрудников, у кого было такие договора, чтобы также можно было все найти легко и в случае чего быстро менять данные на нужные. Папка по общим приказам и в ней отдельно вордовские файлы. Отдельно прием, отдельно увольнение и т.д. и один общий файл, где перечень будет и нумерация. И мы еще отдельно сделали экселевский файл с графиками отпусков. Также разбили листы(на каждом листе свое отделение), разлиновали по месяцам и в каждый месяц выписали людей, когда кто в отпуска идет. В конце месяца, когда делаете отпуска, просто берете списки эти делаете приказы. И там же удобно делать пометки, если кто-то отпуска переносит. Вы их просто там ставите в нужный месяц.
27.09.2022
Ответить
Сирень
Анастасия, у нас отпуска летом у учителей. Школа же. Блин, завтра перечитаю ваш комментарий. Ну или ещё раз потом. Голова уже не варит
27.09.2022
Ответить
Татьяна Лошадкина
Анастасия, а как вы утилизировать будете приказы на доп.отпуска?
у них срок хранения - 5 лет, о приеме-увольнении - 75 лет
27.09.2022
Ответить
Сирень
Татьяна Лошадкина, да я не про это. Я в принципе, чтоб мне понять, как систематизировать.
27.09.2022
Ответить
Татьяна Лошадкина
Мария, так у Вас систематизация и должна от сроков хранения отталкиваться. А ещё посмотрите в законе и вашем положении о персональных данных, имеете ли вы право хранить копии документов, потому что при проверке можно не хило налететь от 30 тыс. за каждую несанкционированную копию в личном деле
28.09.2022
Ответить
Сирень
Татьяна Лошадкина, нет,копии точно нельзя хранить. Сейчас приказы сдам и займусь личными делами
28.09.2022
Ответить
Светлана
Оригиналы приказов точно хранятся отдельно. В личном деле могут быть только копии
27.09.2022
Ответить
Никто не бородавочник
у меня тд, допники, т2, копии доков хранились вместе.
приказы приём увольнение переводы отдельно
отпуска отдельно.
27.09.2022
Ответить