Привычка... вторая натура...
Привычка – сложившийся способ поведения, осуществление которого в определенной ситуации приобретает для индивида характер потребности. Российский Энциклопедический Словарь
Как известно, привычки бывают не только вредными, но и полезными. Например, делать зарядку по утрам, мыть руки перед едой, чистить зубы – вполне полезные привычки. И вообще, в наших привычках – наша сила, и очень важно, чтобы они служили нам на благо, а не во вред. Особенно это касается привычек ежедневных, которые при грамотном подходе могут существенно помочь вам организовать, простроить свой рабочий день и выделить необходимое дополнительное время – например, для важных творческих дел. Это привычки, которые вы формируете сами по своему желанию. Назовем их ритуалами дня. Все очень просто. Любое действие, которое вы хотите выполнять ежедневно, можно встроить в распорядок дня. В течение некоторого периода вам необходимо будет напоминать себе в определенное (выбранное вами) время о том, что необходимо выполнить это действие, которое вы хотите сделать своей привычкой. По некоторым данным такое время составляет у большинства людей около трех недель. У некоторых может быть чуть больше, у других – чуть меньше. Но суть в том, что по прошествии этого времени вас уже само собой будет тянуть делать выбранное действие – зарядку, обливание, расслабление в перерывах на работе и т.д. Вот так вот люди втягиваются…J Подобным образом вы можете вставить в свой день произвольное количество привычек-ритуалов. На следующем этапе необходимо простроить фиксированные отрезки дня, целиком состоящие из привычек, «ритуальных действий», которые вы выполняете ежедневно. К примеру, весьма полезно иметь четко, по минутам, расписанное утро: подъем – во столько-то, со стольких и до стольких – зарядка и т.д. Тогда драгоценное время, отобранное вами у сна, не будет тратиться на философские размышления в стиле «А что бы мне такого поделать сегодняшним утром?..», а будет использоваться четко и по делу. Дальше – больше. Наверняка, вы с легкостью можете простроить дорогу на работу и с работы, обеденный перерыв, свои занятия перед сном. И, вживив эти ритуалы в свою жизнь, вы сразу сможете заметить, что планировать день вам стало гораздо проще. Действительно, заполнив и расписав цельные отрезки времени, входящие в состав дня, вы получите гораздо более простую, чем ранее, задачу: распределить по оставшемуся времени те дела, которые вам необходимо сделать в течение конкретного дня. Задача эта еще более упрощается тем, что после простройки «ритуальных» отрезков день обычно делится на «утро», собственно, «день» и «вечер», и предварительную разбивку дел можно осуществлять именно по этим трем периодам. Для примера рассмотрим следующий модельный распорядок дня. В левой колонке таблицы указаны временные промежутки, в правой – дела. 7:30Подъем …Аутогенная тренировка 7:40 …Утренний туалет 7:55 …Гимнастика 8:30 …Контрастный душ и обливание 9:00 …Сборы, дорога 9:30 …Проверка почты и новостей в Интернете 10:30 ***«Программирование, методики, отчеты» 12:30 …Дорога 12:45 …Обед 12:55 …Покупка еды на полдник 13:15 …Дорога 13:30 ***«Программирование, диссертация, отчеты» 18:00 …Дорога 19:00 ***«Друзья, психология, литература» 23:30 …Вечерний туалет 23:45 …Аутогенная тренировка 23:55Отбой Звездочками здесь помечены те отрезки времени, которые должны меняться день ото дня, и которые должны затрагиваться ежедневным планированием. Остальное же – сплошь привычки, причем зачастую – весьма нужные и полезные. И как только вы встроите их в свою жизнь, вам сразу станет гораздо проще планировать дневную работу. Так что – дерзайте! Начните прямо сейчас. Например, с того, что выпишите полезные дела, которые вы хотите сделать своими ритуалами. И – вперед! Хороших вам привычек! Вы управляете своим временем или время управляет вами? Повысить производительность своего времени можно используя подход ПВО. Он состоит из трех основ: передавать, выполнять и отменять. Просьба не путать с другим обозначением: Подожди Выполнять — Отменят.Автор: Дмитрий Иванович Норка, бизнес-тренер, эксперт по созданию и поддержанию сбытовых сетей, сертифицированный мастер-практик НЛП. Что поможет вам достичь более высоких результатов в управлении собственным временем? Ниже представлен список «Ваши поглотители времени». Его нужно не только просмотреть, но и внимательно изучить, чтобы выбрать для себя лично 5-7 наиболее сильных поглотителей времени, влияющих на вас. Ваши поглотители времени 1. Нечеткая постановка цели 2. Отсутствие приоритетов в делах 3. Попытка слишком много сделать за один раз 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения 5. Плохое планирование трудового дня 6. Личная неорганизованность 7. Чрезмерное чтение 8. Скверная система личных записей 9. Индифферентное отношение к работе 10. Недостатки кооперации или разделения труда 11. Отрывающие от дел телефонные звонки 12. Незапланированные посетители 13. Неспособность сказать «нет» 14. Неполная, запоздалая информация 15. Отсутствие самодисциплины 16. Неумение довести дело до конца 17. Отвлекающая обстановка 18. Затяжные совещания 19. Плохая связь 20. Болтовня на частные темы 21. Излишняя коммуникабельность 22. Желание знать все 23. Длительные ожидания 24. Слишком редкое делегирование 25. Недостаточный контроль за перепорученным 26. Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности 27. Частое откладывание дел 28. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией 29. Отвлекающие личные дела 30. Отсутствие современных вспомогательных средств Уже то, что этот список попался вам на глаза — полезное событие. Чем чаще вы будете возвращаться к нему и проходить от начала до конца, тем больше шансов, что поглотители времени постепенно начнут отступать под вашим давлением. Если же не обратить внимания, они могут вырасти до неимоверных размеров, что непременно приведет к серьезным проблемам. Как повысить производительность собственного времени Как же можно улучшить производительность собственного времени? Для начала нужно взять листочек бумаги, выделить один вечер и перечислить все то, что вам приходится делать периодически. Все виды работ, что вам приходится делать. И не слишком подробно, теряясь в деталях и воспоминаниях, а именно те действия, которые приходится выполнять периодически. После этого нужно разделить все перечисленное на три основные категории. Категория А — необходимая деятельность. Это та деятельность, которая особенно связана с мотивацией персонала, с развитием, с обучением, с улучшением результативности. Категория Б — это желательная деятельность. Это тадеятельность, которая имеет небольшое влияние на коллектив и результаты работы, но ее выполнять необходимо. Категория В — это нежелательная деятельность. Это та деятельность, которая очень мало влияет на результаты работы. После того как список составлен, необходимо использовать подход ПВО. Он состоит из трех основ: передавать, выполнять и отменять. Просьба не путать с другим обозначением: Подожди Выполнять — Отменят. Передавать полномочия на выполнение деятельности Б и В другим работникам отдела, административному или другому персоналу в компании. Передача полномочий другим повышает ответственность и создает мотивацию для работников, а также высвобождает значительное время руководителя. Хорошие руководители многое поручают выполнять другим, а плохие — стараются все делать сами Выполнять виды работ категории А тщательно, уделяя этому наибольшее время. Выполнять виды работ категории Б быстро, тратя на это мало времени. Составить план использования времени и выполнять его.Отменять полностью некоторые виды деятельности В или делать их не так часто. Следует задать вопрос: «Пострадал бы бизнес, если бы это вообще никто не делал?» Например, руководитель большой компании один раз забыл сдать ежемесячный отчет. Никакой реакции не последовало, и тогда он решил представлять отчеты только раз в два месяца — никто этого даже не заметил, и так он делает уже много лет. Будьте хозяином, а не рабом никому не нужных процедур. Чаще используйте корзину для бумаг.Подумайте, вы управляете своим временем, или время управляет вами? Делегирование полномочийПризывая вас к тому, чтобы чаще передавать полномочия на выполнение деятельности «Б» и «В» другим, будет правильно, если остановимся чуть подробнее на том, как лучше это делать. Передача полномочий другими словами называется делегирование. Оно включает в себя: Передачу задания, власти, ответственности. Постановку цели перед кем-то и одновременно предоставление ему средств ее достижения и ответственности за качество результатов.А теперь подчеркнем, чем делегирование не является: Разбрасыванием «пожарных заданий», потому что оно является основой для длительного распределения обязанностей в системе управления. Способом избавления управляющего от лишней работы. Способом навязывания дополнительной работы управляемым. Правила делегирования полномочий Делегирование полномочий полностью оправдает ожидания по повышению эффективности процесса управления, если руководитель будет знать и пользоваться следующими правилами. 1. Четко определять уровень исполнения и требуемые действия 2. Определять время отчета о результатах 3. Информировать коллектив, на который распространяется делегированная власть 4. Обеспечивать подчиненного необходимой информацией 5. Оценивать сроки и методы достижения результата 6. Делегировать последовательно, а не только скучные или срывающиеся задачи 7. Предоставлять подчиненным возможность для выбора делегируемых заданий. Кроме правил, существуют также несколько принципиально разных схем делегирования полномочий. А. Полное делегирование. Подчиненный выполняет работу и несет ответственность за нее. Руководитель не втянут в работу. Б. Ограниченное делегирование. Подчиненный выполняет работу и совместно с руководителем несет ответственность за нее. В. Нулевое делегирование. Подчиненный выполняет работу, но ответственность за нее несет руководитель. Г. Делегирование наоборот. Подчиненный перекладывает работу на руководителя. Выбор схем и форм зависит от личности конкретного сотрудника, а также от специфики делегируемых полномочий. Прекращаем откладывать дела на на потом Привычка откладывать дела до последней минуты может оказаться большой проблемой как в вашей карьере, так и в повседневной жизни. Упущенные возможности, сверхурочная работа, стресс, перегрузки, обиды, чувство вины – признаки подобной привычки. Эта статья поможет выявить основные причины привычки откладывать дела на потом, и покажет как можно её преодолеть.Замени “Надо” на “Хочу” Во-первых, понимание *необходимости* совершить те или иные действия – и есть главная причина, почему мы откладываем их на потом. Когда ты говоришь себе, что ты *должен* сделать что-то, то ты осознаешь принудительный характер этого действия, и автоматически ощущаешь чувство внутреннего сопротивления. Откладывание дела на потом выступает как некий защитный механизм, чтобы удержать тебя от выполнения нежелательных действий. Если откладываемая тобой задача имеет сроки выполнения, то при приближении этих сроков, неприятные ощущения от самой задачи перекрываются более сильными ощущениями от последствий, которые наступят, если ты не приступишь к решению немедленно. Разрешение этой блокировки заключено в том, чтобы понять и принять тот факт, что ты не должен делать ничего из того, что тебе делать совсем не хочется. Даже если тебя ждут серьёзные последствия, ты всегда свободен выбирать. Никто не заставляет тебя поступать так или иначе. Решения, принятые тобой на жизненном пути привели тебя к настоящей ситуации. Если тебе не нравится нынешнее положение дел, ты свободен в принятии других решений, которые приведут тебя к другим результатам. И заметь, что ты не откладываешь на потом все свои дела. Есть дела, которые ты делаешь вовремя. Возможно ты не пропускаешь свою любимую телепередачу, или всегда найдешь время, чтобы почитать интересный тебе форум в интернет. В каждой ситуации – выбор только за тобой. Итак, если ты откладываешь начало работы над новым проектом и чувствуешь внутреннее принуждение, то осознай, что делаешь это по своей доброй воле. Задачи, которые ты решаешь по собственной воле, намного реже откладываются в сторону. Замени “Завершить” на “Приступить” Во-вторых, рассмотрение задачи как нечто большое и неделимое, определённо приведёт к тому что ты отложишь её в сторону. Когда ты сфокусирован на завершении задачи, и в то-же время не имеешь чёткого представления о шагах, которые тебе надо предпринять, ты создаешь для себя ощущение перегрузки. И в этом случае, ты увязываешь это неприятное ощущение с самой задачей и откладываешь её так долго, как это возможно. Если ты говоришь себе – “Я должен подготовить бумаги сегодня” или “Я должен завершить создание этого отчёта” – скорее всего ты ввергаешь себя в состояние стресса и откладываешь задачу на потом. Решение заключается в том, чтобы думать о начале работы над небольшим участком задачи, вместо того, чтобы представлять что тебе надо завершить всю задачу целиком. Измени подход. Вместо вопроса “Как мне закончить всё это?” – задайся вопросом “Какой небольшой участок работы я могу выполнить прямо сейчас?”. Если ты просто начнёшь решать задачу много раз, то ты в конце концов придёшь к её завершению. Если одной из твоих задач, требующих решения является разбор хлама в гараже, то мысли о том, что тебе предстоит убрать эту кучу мусора за один раз повергает тебя в печальное расположение духа и ты откладываешь её на потом. Задайся вопросом, как тебе начать с решения хотя-бы небольшой части этой задачи. Например, приди гараж и набросай на листке бумаги несколько идей для небольших десятиминутных мероприятий по уборке гаража. Пока будешь заниматься этим можешь взять и отнести на помойку кое-что из этой большой кучи мусора. Не думай о том, чтобы сделать что-то значительное. Просто сосредоточь силы на том, что ты можешь сделать прямо сейчас. Применяя этот подход регулярно, ты в конце концов приступишь к последнему небольшому участку работы и в итоге завершишь решение всей задачи. Оставь перфекционизм и позволь себе быть несовершенным Третий тип ошибочного мышления, которое приводит к откладыванию дел – это перфекционизм. Мысль о том, что ты должен сделать работу сразу и безупречно - приводит тебя в состояние стресса. И ты ассоциируешь стресс с задачей, требующей решения, и таким образом создаёшь себе все условия, чтобы отложить её на потом. Перестань откладывать дело до последней минуты, чтобы в конце концов найти выход из этой ловушки. Скажи себе - сейчас нет достаточно времени, чтобы сделать работу безупречно. Но если у твоей задачи нет конечных сроков выполнения, перфекционизм может привести тебя к тому, что ты будешь бесконечно откладывать эту задачу. Если ты никогда даже не приступал к задаче, которую ты всегда хотел сделать очень хорошо, возможно перфекционизм и удерживает тебя от этого. Бороться с перфекционизмом можно, дав себе право быть несовершенным человеком. Использовал-ли ты когда-нибудь компьютерную программу, которую можно было назвать совершенной со всех точек зрения ? Вряд-ли. Осознай, что несовершенная работа, законченная сегодня, всегда лучше совершенной работы откладываемой бесконечно. Перфекционизм также связан с осознанием задачи как нечто большое и неделимое Замени одну большую совершенно сделанную работу в своём мозгу на маленький и несовершенный первый шаг. Этот первый шаг может быть очень и очень несовершенным. Но ты всегда сможешь вернуться к нему снова и снова. Например, если ты хочешь написать статью в пять тясяч слов, позволь себе написать для начала только сто слов. Замени ощущение потери на гарантированную радость Четвёртая мысленная блокировка заключается в том, что задача ассоциируется с ощущением потери. Это означает, что ты веришь в то, что выполнение проекта вытеснит из твоей жизни значительную часть удовольствий и радости. Для того, чтобы завершить проект разве требуется вся твоя оставшаяся жизнь? Говоришь ли ты себе, что ты должен уединиться, работать допоздна, никогда не видеть своей семьи, и никогда не развлекаться? Это не похоже на то, что сильно мотивирует, но тем не менее многие многие люди говорят себе это, чтобы заставить себя сделать что-то. Представление себе картин долгой тяжёлой работы в одиночестве, без времени на развлечения – это гарантированный путь к откладыванию своих дел на потом. Бороться с таким образом мыслей можно делая всё наоборот. Определи сперва гарантированные участки радости в твоей жизни и планируй свою работу “вокруг” этих участков. Возможно, это звучит непродуктивно, но этот психологический приём очень хорошо работает. Определи заранее время, которое ты будешь проводить с семьёй, время на развлечения, время на занятия спортом, время на общественную работу и личные увлечения. Гарантируй себе время на твои любимые занятия. Затем ограничь рабочие часы на то, что осталось. Наиболее продуктивные работники в любой области деятельности склонны работать меньше и отдыхать больше, чем трудоголики. Если ты рассматриваешь своё рабочее время как ценный ресурс, а не как неуправляемого монстра, который может уничтожить другие стороны твоей жизни, ты будешь чувствовать себя сбалансированнее, и ты будешь более сфокусирован на задаче и эффективен в использовании своего рабочего времени. Это видно в том, что оптимальная продолжительность рабочей недели для большинства людей равна 40-45 часов. Работа более длительная имеет обратный эффект с точки зрения продуктивности и мотивации. И в долгосрочной перспективе делается меньше реальной работы. Что если я бы пришёл к тебе и сказал “На этой неделе ты можешь работать только десять часов”. Твоё ощущение потери будет изменено на противоположное, не так-ли? Вместо того, чтобы чувствовать изъятие времени на развлечения, ты бы стал чувствовать изъятие времени на работу. Ты бы изменил отношение. “Я хочу развлекаться” сменилось бы на “Я хочу работать”, твоя мотивация к работе значительно бы возросла, и все следы промедления исчезли бы. Я также очень рекомендую посвятить как минимум один день в неделю занятиям никак не связанным с твоей работой. Это даст тебе необходимую энергию и желание как можно быстрее начать новую рабочую неделю. Обладание гарантированным выходным повысит твою мотивацию к работе и понизит стремление откладывать дела. Если ты знаешь, что завтра выходной, ты будешь менее расположен откладывать дела, так как ты не захочешь себе позволить такую “роскошь”, как выходной день, занятый решением отложенных дел. А если для тебя каждый день – рабочий, и несмотря на это работа кажется бесконечной, то ты всегда говоришь себе “Мне надо работать”. И твой мозг использует откладывание дел на потом как способ гарантировать тебе хоть какие положительные эмоции в твоей жизни. Разделяй время Для задач, которые ты откладываешь я рекомендую использовать метод разделения времени, чтобы приступить к ним. Вот как это работает. Сперва выбери маленькую часть задачи, над которой ты сможешь работать хотя бы полчаса. И придумай себе награду, которую ты дашь себе сразу по окончании этих тридцати минут. Награда гарантируется по прошествии установленного времени (тридцать минут). Она не зависит от значительности результатов. Например просмотр любимой телепередачи, поход в кино, вкусная еда, встречи с друзьями, прогулка, или всё, что ты находишь для себя приятным. Так как время, которое ты затрачиваешь на работу невелико, твоё внимание будет обращено на ожидаемое удовольствие, а не на сложность решаемой задачи. И не имеет значения насколько неприятна решаемая задача. Нет ничего такого, что нельзя было бы выдержать в течении получаса, если тебя ожидает хорошая награда. Если ты разделяешь время таким образом, то ты обнаружишь, что происходят интересные вещи. Ты заметишь, что продолжаешь работать над задачей больше запланированных тридцати минут. Ты подчас будешь настолько увлечен задачей, даже сложной, что будешь желать продолжать работать над ней. И прежде чем ты заметишь это пройдет один или несколько часов.Твоя награда никуда не делась. И ты понимаешь, что получишь её как только будешь готов остановиться. Начав работать, твоё внимание переключается с беспокойства о сложности задачи на завершение этого участка работы. Как только ты решишь остановиться, получи свою награду и наслаждайся ею. И запланируй другой тридцатиминутный участок работы с соответствующей наградой. Это поможет тебе ассоциировать приятные эмоции с задачей, ведь ты получаешь награду за свои усилия. Долгая работа на неясные и долговременные цели не мотивирует так, как немедленная награда. Награждая себя за то, что ты затратил время на задачу, а не за какие-то определённые результаты ты будешь с нетерпением ждать, чтобы возвращаться к задаче и в итоге ты завершишь её. Написание этой статьи служит хорошим примером применения вышеописанных приёмов. Я мог бы сказать себе - Я должен завершить эту статью в 2000 слов и она должна быть безупречной. Во-первых я помню, что я не обязан ничего писать. Я свободно делаю выбор писать статьи. Тогда я понимаю, что у меня много времени, чтобы сделать хорошую работу. И я не должен быть безупречным, потому что если я начну заранее, то у меня много времени, чтобы отредактировать её впоследствии. Я также сказал себе, что если я буду просто приступать к задаче, то я определённо завершу её. Я ещё не придумал тему для статьи. И я использовал разделение времени, чтобы выполнить эту задачу. Ужин был моей “наградой”. Я знал, что по окончании тридцатиминутного участка работы я смогу поесть. Так как я был голоден тогда, то это была хорошая мотивация. Мне потребовалось несколько минут, чтобы придумать тему для этой статьи, и я потратил оставшееся время записывая идея и набрасывая приблизительную схему будущей статьи. Как только время вышло я прекратил работу и поужинал. Я ощутил, что я “заработал” эту еду. Наутро я использовал этот-же метод, сделав завтрак своей “наградой”. И я был настолько увлечён задачей, что продолжал писать ещё полтора часа. Я знал, что я свободен остановиться в любое время и получить заслуженную награду, но преодолев инертность и начав, я почувствовал естественное стремление продолжать работать над задачей. По сути я обратил проблему откладывания дел тем, что оставался работать над задачей, откладывая момент получения награды. В результате я завершил написание статьи и с удовольствием позавтракал. Я надеюсь, что эта статья помогла лучше понять причины откладывания дел на потом и способы преодоления этого. Пойми, что промедление порождается мысленной связью между задачей и твоими негативными эмоциями относительно неё. Путь преодоления заключается в том, чтобы сократить объем отрицательных эмоций и увеличить поступление положительных эмоций от задачи. Таким образом стимулируя себя превозмочь инертность и обрести положительную движущую силу. Ведь если ты начнёшь любую задачу много раз, то ты обязательно закончишь её. КАК ВЫБРАТЬ НУЖНЫЕ ДЕЛА1. Нужные дела интересны2. Нужные дела не нужно делать срочно 3. Нужные дела работают на перспективу (ВНИМАНИЕ: ЛЮБЫЕ ДРУГИЕ ДЕЛА ВЫНУЖДЕНЫ И НЕНУЖНЫ) /Переходя на высшую ступень тайм-менеджмента/ Выбросите ЧАСЫ И ЕЖЕДНЕВНИК - ОНИ ВАМ НЕ НУЖНЫ Обоснование: 1. Человек обладает памятью и чувством времени. Обе этих способности -- уникальны и совершенно необходимы. Поэтому избавившись от ЧАСОВ и ЕЖЕДНЕВНИКА, ВЫ БУДЕТЕ ТРЕНИРОВАТЬ ПАМЯТЬ 2. Выбрасывая часы, помните, время -- это ваша собственность, оно принадлежит вам, а не вы ему. Совет не для начинающих!Если у вас не было часов и ежедневника, ВАМ сначала нужно ПРИОБРЕСТИ и то и другое, понять зачем они нужны. А лишь потом -- выбросить. Я думаю, что неэффективно избегать вещей, с которыми не знаком.Не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное счастье.Что делать? Выскажите им собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и не согласитесь с теми, какие не признаете. Закончите разговор. Будьте при этом абсолютно открыты и честны. При этом у ваших собеседников не возникнет вопросов. Любите людей и себя в первую очередь 1. Любовь к другим позволит вам любить себя и не упасть в эгоизм. К тому же предохранит от конфликтов. Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди. 2. Любовь к себе позволит вам сохранить собственное время от посягательств. Следствие: Будьте честным перед собой и другими. 4. Производство времени (основные приемы) СТРУКТУРИРУЙТЕ ВРЕМЯ A. ВСЕ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ - ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу.Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени -- вредно. Ведь время -- это то, что действительно твое. Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат. Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки -- тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе. B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела. C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ... + ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи) + ДЕЛАЙТЕ "ЦЕЛЬ" (помните зачем) + ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувста) Следствие 1: Идеальный рабочий стол - пустой; Идеальный почтовый ящик - пустой; Следствие 2: Особенно опасны "висящие" важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать. Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ. В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить, что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела. Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому. Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает). Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела -- они хороши по отдельности. Фраза: "Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое" - должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно - эти дела нисколько не связаны. D. СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот - неэффективен. ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%) Обоснование :Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра. 5. Сохранение времени (предостережения) Избавляйтесь от вещей. Вещи отбирают время. Есть, несомненно, полезные вещи, но они полезны и вредны одновременно. Чувствуйте баланс, когда вещи становятся вредными -- избавляйтесь от них. Кроме того, будет интересно знать, что 90% вещей -- бесполезны по своей природе.Мои наблюдения: Автомобиль взятый с собой отбирает у меня времени на 5 гр в день, приносит выигрыша по времени в зависимости от обстоятельств от --20 (пробки), до +40 (перевозки техники, загородные поездки). Мобильник отбирает 1 гр. и приносит времени на 4 гр.Palm отбирает времени на 4 гр и приносит лишь 1 гр, я не ношу Palm. Суммы относительны, к тому же у меня его как-то украли, что тоже привело к неким временным потерям (на бесполезные волнения и на восстановление информации, смену паролей) Следствие. Если вы любите свое время вы должны избегать: 1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем /выполнение любимого дела/ или не читается вовсе. 2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. /Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время/. Совет. Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым. 1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть. 2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили -- сбережет ваше время, а не потратит его. E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (--любите время--) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (--любите себя--) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (--любите людей--) Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом. Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами -- либо упростите, либо забудьте. F. НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками. Следствие: Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много G. ДЕЛА НУЖНО 1. Забыть (если забыть нельзя) 2. Сделать сразу и правильно (если сделать нельзя или неинтересно) 3. Отдать делать другому Следствия: 1. Забыть -- самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны. 2. Помните каждое "сделанное" дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации на выражение чувств благодарности). /примечание -- искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время/. 3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе. ПостСледствие: ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно -- это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО - ЗАПРЕЩЕНО ПостПостСледствие:ПРАВИЛЬНО (со сбережением времени) сделанные дела укрепляют ВАШУ ВЕРУ ВО ВЛАСТЬ НАД ВРЕМЕНЕМ. Это очень полезно. Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности. Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория. Ваш имидж должен генерировать время, а не пожирать его. Следите за этим. Если у вас возникла эйфория - значит ВЫ ЧТО-ТО ДЕЛАЕТЕ СЛИШКОМ БЫСТРО, притормозите. Сохраняйте баланс между рассудком и чувствами. Не давайте ни тому ни другому одержать Верх. 6. Внедрение (методики) Примечания: 1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену). 2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво) 3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного) 4. Там где вам нужно время, а не искусство - придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой) 5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ Приложения (излишнее) *Время натуральнее денег. Почему время более естественное мерило успеха, чем деньги? Изначально при рождении вам дано лишь время. И целью вашей жизни (на физ. уровне), может быть лишь одна единственная вещь -- эффективно использовать отмерянное вам время. Под эффективностью - вы можете понимать то, что хотите. *Негативная окраска денег Деньги - это некая "фиктивная" вещь, которая придумана, а не существовала изначально. Время - данная нам сущность. Нет ничего плохого в деньгах, но также, как каждая "фиктивная" (ненатуральная) вещь, деньги имеют свои ограничения. И люди, которые видят эти ограничения, сталкиваются с ними будут осуждать тех, кто избрал мерилом деньги. Было бы нецелесообразно записывать этих людей во враги. Выберите другой ориентир - время. *Пересчет денег во время Вам хватит 1000 долларов на пару дней? Значит эта сумма может сберечь для вас это время. Вы можете нанять домохозяйку и это тоже сбережет ваше время. К сожалению деньги не существуют сами по себе. Если вы планируете не только тратить, но и эффективно использовать их (вкладывать) -- они уже не только дают, но и забирают у вас время. Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий.Автор: Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert), профессор, руководитель Института стратегии использования времени (г. Гейдельберг, Германия). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского. Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает руководителю возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов. Предлагаем сформулированные нами десять «золотых» правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени. 1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо. 2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее. 3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко. 4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайн
Как известно, привычки бывают не только вредными, но и полезными. Например, делать зарядку по утрам, мыть руки перед едой, чистить зубы – вполне полезные привычки. И вообще, в наших привычках – наша сила, и очень важно, чтобы они служили нам на благо, а не во вред. Особенно это касается привычек ежедневных, которые при грамотном подходе могут существенно помочь вам организовать, простроить свой рабочий день и выделить необходимое дополнительное время – например, для важных творческих дел. Это привычки, которые вы формируете сами по своему желанию. Назовем их ритуалами дня. Все очень просто. Любое действие, которое вы хотите выполнять ежедневно, можно встроить в распорядок дня. В течение некоторого периода вам необходимо будет напоминать себе в определенное (выбранное вами) время о том, что необходимо выполнить это действие, которое вы хотите сделать своей привычкой. По некоторым данным такое время составляет у большинства людей около трех недель. У некоторых может быть чуть больше, у других – чуть меньше. Но суть в том, что по прошествии этого времени вас уже само собой будет тянуть делать выбранное действие – зарядку, обливание, расслабление в перерывах на работе и т.д. Вот так вот люди втягиваются…J Подобным образом вы можете вставить в свой день произвольное количество привычек-ритуалов. На следующем этапе необходимо простроить фиксированные отрезки дня, целиком состоящие из привычек, «ритуальных действий», которые вы выполняете ежедневно. К примеру, весьма полезно иметь четко, по минутам, расписанное утро: подъем – во столько-то, со стольких и до стольких – зарядка и т.д. Тогда драгоценное время, отобранное вами у сна, не будет тратиться на философские размышления в стиле «А что бы мне такого поделать сегодняшним утром?..», а будет использоваться четко и по делу. Дальше – больше. Наверняка, вы с легкостью можете простроить дорогу на работу и с работы, обеденный перерыв, свои занятия перед сном. И, вживив эти ритуалы в свою жизнь, вы сразу сможете заметить, что планировать день вам стало гораздо проще. Действительно, заполнив и расписав цельные отрезки времени, входящие в состав дня, вы получите гораздо более простую, чем ранее, задачу: распределить по оставшемуся времени те дела, которые вам необходимо сделать в течение конкретного дня. Задача эта еще более упрощается тем, что после простройки «ритуальных» отрезков день обычно делится на «утро», собственно, «день» и «вечер», и предварительную разбивку дел можно осуществлять именно по этим трем периодам. Для примера рассмотрим следующий модельный распорядок дня. В левой колонке таблицы указаны временные промежутки, в правой – дела. 7:30Подъем …Аутогенная тренировка 7:40 …Утренний туалет 7:55 …Гимнастика 8:30 …Контрастный душ и обливание 9:00 …Сборы, дорога 9:30 …Проверка почты и новостей в Интернете 10:30 ***«Программирование, методики, отчеты» 12:30 …Дорога 12:45 …Обед 12:55 …Покупка еды на полдник 13:15 …Дорога 13:30 ***«Программирование, диссертация, отчеты» 18:00 …Дорога 19:00 ***«Друзья, психология, литература» 23:30 …Вечерний туалет 23:45 …Аутогенная тренировка 23:55Отбой Звездочками здесь помечены те отрезки времени, которые должны меняться день ото дня, и которые должны затрагиваться ежедневным планированием. Остальное же – сплошь привычки, причем зачастую – весьма нужные и полезные. И как только вы встроите их в свою жизнь, вам сразу станет гораздо проще планировать дневную работу. Так что – дерзайте! Начните прямо сейчас. Например, с того, что выпишите полезные дела, которые вы хотите сделать своими ритуалами. И – вперед! Хороших вам привычек! Вы управляете своим временем или время управляет вами? Повысить производительность своего времени можно используя подход ПВО. Он состоит из трех основ: передавать, выполнять и отменять. Просьба не путать с другим обозначением: Подожди Выполнять — Отменят.Автор: Дмитрий Иванович Норка, бизнес-тренер, эксперт по созданию и поддержанию сбытовых сетей, сертифицированный мастер-практик НЛП. Что поможет вам достичь более высоких результатов в управлении собственным временем? Ниже представлен список «Ваши поглотители времени». Его нужно не только просмотреть, но и внимательно изучить, чтобы выбрать для себя лично 5-7 наиболее сильных поглотителей времени, влияющих на вас. Ваши поглотители времени 1. Нечеткая постановка цели 2. Отсутствие приоритетов в делах 3. Попытка слишком много сделать за один раз 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения 5. Плохое планирование трудового дня 6. Личная неорганизованность 7. Чрезмерное чтение 8. Скверная система личных записей 9. Индифферентное отношение к работе 10. Недостатки кооперации или разделения труда 11. Отрывающие от дел телефонные звонки 12. Незапланированные посетители 13. Неспособность сказать «нет» 14. Неполная, запоздалая информация 15. Отсутствие самодисциплины 16. Неумение довести дело до конца 17. Отвлекающая обстановка 18. Затяжные совещания 19. Плохая связь 20. Болтовня на частные темы 21. Излишняя коммуникабельность 22. Желание знать все 23. Длительные ожидания 24. Слишком редкое делегирование 25. Недостаточный контроль за перепорученным 26. Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности 27. Частое откладывание дел 28. Отсутствие приемов работы с корреспонденцией 29. Отвлекающие личные дела 30. Отсутствие современных вспомогательных средств Уже то, что этот список попался вам на глаза — полезное событие. Чем чаще вы будете возвращаться к нему и проходить от начала до конца, тем больше шансов, что поглотители времени постепенно начнут отступать под вашим давлением. Если же не обратить внимания, они могут вырасти до неимоверных размеров, что непременно приведет к серьезным проблемам. Как повысить производительность собственного времени Как же можно улучшить производительность собственного времени? Для начала нужно взять листочек бумаги, выделить один вечер и перечислить все то, что вам приходится делать периодически. Все виды работ, что вам приходится делать. И не слишком подробно, теряясь в деталях и воспоминаниях, а именно те действия, которые приходится выполнять периодически. После этого нужно разделить все перечисленное на три основные категории. Категория А — необходимая деятельность. Это та деятельность, которая особенно связана с мотивацией персонала, с развитием, с обучением, с улучшением результативности. Категория Б — это желательная деятельность. Это тадеятельность, которая имеет небольшое влияние на коллектив и результаты работы, но ее выполнять необходимо. Категория В — это нежелательная деятельность. Это та деятельность, которая очень мало влияет на результаты работы. После того как список составлен, необходимо использовать подход ПВО. Он состоит из трех основ: передавать, выполнять и отменять. Просьба не путать с другим обозначением: Подожди Выполнять — Отменят. Передавать полномочия на выполнение деятельности Б и В другим работникам отдела, административному или другому персоналу в компании. Передача полномочий другим повышает ответственность и создает мотивацию для работников, а также высвобождает значительное время руководителя. Хорошие руководители многое поручают выполнять другим, а плохие — стараются все делать сами Выполнять виды работ категории А тщательно, уделяя этому наибольшее время. Выполнять виды работ категории Б быстро, тратя на это мало времени. Составить план использования времени и выполнять его.Отменять полностью некоторые виды деятельности В или делать их не так часто. Следует задать вопрос: «Пострадал бы бизнес, если бы это вообще никто не делал?» Например, руководитель большой компании один раз забыл сдать ежемесячный отчет. Никакой реакции не последовало, и тогда он решил представлять отчеты только раз в два месяца — никто этого даже не заметил, и так он делает уже много лет. Будьте хозяином, а не рабом никому не нужных процедур. Чаще используйте корзину для бумаг.Подумайте, вы управляете своим временем, или время управляет вами? Делегирование полномочийПризывая вас к тому, чтобы чаще передавать полномочия на выполнение деятельности «Б» и «В» другим, будет правильно, если остановимся чуть подробнее на том, как лучше это делать. Передача полномочий другими словами называется делегирование. Оно включает в себя: Передачу задания, власти, ответственности. Постановку цели перед кем-то и одновременно предоставление ему средств ее достижения и ответственности за качество результатов.А теперь подчеркнем, чем делегирование не является: Разбрасыванием «пожарных заданий», потому что оно является основой для длительного распределения обязанностей в системе управления. Способом избавления управляющего от лишней работы. Способом навязывания дополнительной работы управляемым. Правила делегирования полномочий Делегирование полномочий полностью оправдает ожидания по повышению эффективности процесса управления, если руководитель будет знать и пользоваться следующими правилами. 1. Четко определять уровень исполнения и требуемые действия 2. Определять время отчета о результатах 3. Информировать коллектив, на который распространяется делегированная власть 4. Обеспечивать подчиненного необходимой информацией 5. Оценивать сроки и методы достижения результата 6. Делегировать последовательно, а не только скучные или срывающиеся задачи 7. Предоставлять подчиненным возможность для выбора делегируемых заданий. Кроме правил, существуют также несколько принципиально разных схем делегирования полномочий. А. Полное делегирование. Подчиненный выполняет работу и несет ответственность за нее. Руководитель не втянут в работу. Б. Ограниченное делегирование. Подчиненный выполняет работу и совместно с руководителем несет ответственность за нее. В. Нулевое делегирование. Подчиненный выполняет работу, но ответственность за нее несет руководитель. Г. Делегирование наоборот. Подчиненный перекладывает работу на руководителя. Выбор схем и форм зависит от личности конкретного сотрудника, а также от специфики делегируемых полномочий. Прекращаем откладывать дела на на потом Привычка откладывать дела до последней минуты может оказаться большой проблемой как в вашей карьере, так и в повседневной жизни. Упущенные возможности, сверхурочная работа, стресс, перегрузки, обиды, чувство вины – признаки подобной привычки. Эта статья поможет выявить основные причины привычки откладывать дела на потом, и покажет как можно её преодолеть.Замени “Надо” на “Хочу” Во-первых, понимание *необходимости* совершить те или иные действия – и есть главная причина, почему мы откладываем их на потом. Когда ты говоришь себе, что ты *должен* сделать что-то, то ты осознаешь принудительный характер этого действия, и автоматически ощущаешь чувство внутреннего сопротивления. Откладывание дела на потом выступает как некий защитный механизм, чтобы удержать тебя от выполнения нежелательных действий. Если откладываемая тобой задача имеет сроки выполнения, то при приближении этих сроков, неприятные ощущения от самой задачи перекрываются более сильными ощущениями от последствий, которые наступят, если ты не приступишь к решению немедленно. Разрешение этой блокировки заключено в том, чтобы понять и принять тот факт, что ты не должен делать ничего из того, что тебе делать совсем не хочется. Даже если тебя ждут серьёзные последствия, ты всегда свободен выбирать. Никто не заставляет тебя поступать так или иначе. Решения, принятые тобой на жизненном пути привели тебя к настоящей ситуации. Если тебе не нравится нынешнее положение дел, ты свободен в принятии других решений, которые приведут тебя к другим результатам. И заметь, что ты не откладываешь на потом все свои дела. Есть дела, которые ты делаешь вовремя. Возможно ты не пропускаешь свою любимую телепередачу, или всегда найдешь время, чтобы почитать интересный тебе форум в интернет. В каждой ситуации – выбор только за тобой. Итак, если ты откладываешь начало работы над новым проектом и чувствуешь внутреннее принуждение, то осознай, что делаешь это по своей доброй воле. Задачи, которые ты решаешь по собственной воле, намного реже откладываются в сторону. Замени “Завершить” на “Приступить” Во-вторых, рассмотрение задачи как нечто большое и неделимое, определённо приведёт к тому что ты отложишь её в сторону. Когда ты сфокусирован на завершении задачи, и в то-же время не имеешь чёткого представления о шагах, которые тебе надо предпринять, ты создаешь для себя ощущение перегрузки. И в этом случае, ты увязываешь это неприятное ощущение с самой задачей и откладываешь её так долго, как это возможно. Если ты говоришь себе – “Я должен подготовить бумаги сегодня” или “Я должен завершить создание этого отчёта” – скорее всего ты ввергаешь себя в состояние стресса и откладываешь задачу на потом. Решение заключается в том, чтобы думать о начале работы над небольшим участком задачи, вместо того, чтобы представлять что тебе надо завершить всю задачу целиком. Измени подход. Вместо вопроса “Как мне закончить всё это?” – задайся вопросом “Какой небольшой участок работы я могу выполнить прямо сейчас?”. Если ты просто начнёшь решать задачу много раз, то ты в конце концов придёшь к её завершению. Если одной из твоих задач, требующих решения является разбор хлама в гараже, то мысли о том, что тебе предстоит убрать эту кучу мусора за один раз повергает тебя в печальное расположение духа и ты откладываешь её на потом. Задайся вопросом, как тебе начать с решения хотя-бы небольшой части этой задачи. Например, приди гараж и набросай на листке бумаги несколько идей для небольших десятиминутных мероприятий по уборке гаража. Пока будешь заниматься этим можешь взять и отнести на помойку кое-что из этой большой кучи мусора. Не думай о том, чтобы сделать что-то значительное. Просто сосредоточь силы на том, что ты можешь сделать прямо сейчас. Применяя этот подход регулярно, ты в конце концов приступишь к последнему небольшому участку работы и в итоге завершишь решение всей задачи. Оставь перфекционизм и позволь себе быть несовершенным Третий тип ошибочного мышления, которое приводит к откладыванию дел – это перфекционизм. Мысль о том, что ты должен сделать работу сразу и безупречно - приводит тебя в состояние стресса. И ты ассоциируешь стресс с задачей, требующей решения, и таким образом создаёшь себе все условия, чтобы отложить её на потом. Перестань откладывать дело до последней минуты, чтобы в конце концов найти выход из этой ловушки. Скажи себе - сейчас нет достаточно времени, чтобы сделать работу безупречно. Но если у твоей задачи нет конечных сроков выполнения, перфекционизм может привести тебя к тому, что ты будешь бесконечно откладывать эту задачу. Если ты никогда даже не приступал к задаче, которую ты всегда хотел сделать очень хорошо, возможно перфекционизм и удерживает тебя от этого. Бороться с перфекционизмом можно, дав себе право быть несовершенным человеком. Использовал-ли ты когда-нибудь компьютерную программу, которую можно было назвать совершенной со всех точек зрения ? Вряд-ли. Осознай, что несовершенная работа, законченная сегодня, всегда лучше совершенной работы откладываемой бесконечно. Перфекционизм также связан с осознанием задачи как нечто большое и неделимое Замени одну большую совершенно сделанную работу в своём мозгу на маленький и несовершенный первый шаг. Этот первый шаг может быть очень и очень несовершенным. Но ты всегда сможешь вернуться к нему снова и снова. Например, если ты хочешь написать статью в пять тясяч слов, позволь себе написать для начала только сто слов. Замени ощущение потери на гарантированную радость Четвёртая мысленная блокировка заключается в том, что задача ассоциируется с ощущением потери. Это означает, что ты веришь в то, что выполнение проекта вытеснит из твоей жизни значительную часть удовольствий и радости. Для того, чтобы завершить проект разве требуется вся твоя оставшаяся жизнь? Говоришь ли ты себе, что ты должен уединиться, работать допоздна, никогда не видеть своей семьи, и никогда не развлекаться? Это не похоже на то, что сильно мотивирует, но тем не менее многие многие люди говорят себе это, чтобы заставить себя сделать что-то. Представление себе картин долгой тяжёлой работы в одиночестве, без времени на развлечения – это гарантированный путь к откладыванию своих дел на потом. Бороться с таким образом мыслей можно делая всё наоборот. Определи сперва гарантированные участки радости в твоей жизни и планируй свою работу “вокруг” этих участков. Возможно, это звучит непродуктивно, но этот психологический приём очень хорошо работает. Определи заранее время, которое ты будешь проводить с семьёй, время на развлечения, время на занятия спортом, время на общественную работу и личные увлечения. Гарантируй себе время на твои любимые занятия. Затем ограничь рабочие часы на то, что осталось. Наиболее продуктивные работники в любой области деятельности склонны работать меньше и отдыхать больше, чем трудоголики. Если ты рассматриваешь своё рабочее время как ценный ресурс, а не как неуправляемого монстра, который может уничтожить другие стороны твоей жизни, ты будешь чувствовать себя сбалансированнее, и ты будешь более сфокусирован на задаче и эффективен в использовании своего рабочего времени. Это видно в том, что оптимальная продолжительность рабочей недели для большинства людей равна 40-45 часов. Работа более длительная имеет обратный эффект с точки зрения продуктивности и мотивации. И в долгосрочной перспективе делается меньше реальной работы. Что если я бы пришёл к тебе и сказал “На этой неделе ты можешь работать только десять часов”. Твоё ощущение потери будет изменено на противоположное, не так-ли? Вместо того, чтобы чувствовать изъятие времени на развлечения, ты бы стал чувствовать изъятие времени на работу. Ты бы изменил отношение. “Я хочу развлекаться” сменилось бы на “Я хочу работать”, твоя мотивация к работе значительно бы возросла, и все следы промедления исчезли бы. Я также очень рекомендую посвятить как минимум один день в неделю занятиям никак не связанным с твоей работой. Это даст тебе необходимую энергию и желание как можно быстрее начать новую рабочую неделю. Обладание гарантированным выходным повысит твою мотивацию к работе и понизит стремление откладывать дела. Если ты знаешь, что завтра выходной, ты будешь менее расположен откладывать дела, так как ты не захочешь себе позволить такую “роскошь”, как выходной день, занятый решением отложенных дел. А если для тебя каждый день – рабочий, и несмотря на это работа кажется бесконечной, то ты всегда говоришь себе “Мне надо работать”. И твой мозг использует откладывание дел на потом как способ гарантировать тебе хоть какие положительные эмоции в твоей жизни. Разделяй время Для задач, которые ты откладываешь я рекомендую использовать метод разделения времени, чтобы приступить к ним. Вот как это работает. Сперва выбери маленькую часть задачи, над которой ты сможешь работать хотя бы полчаса. И придумай себе награду, которую ты дашь себе сразу по окончании этих тридцати минут. Награда гарантируется по прошествии установленного времени (тридцать минут). Она не зависит от значительности результатов. Например просмотр любимой телепередачи, поход в кино, вкусная еда, встречи с друзьями, прогулка, или всё, что ты находишь для себя приятным. Так как время, которое ты затрачиваешь на работу невелико, твоё внимание будет обращено на ожидаемое удовольствие, а не на сложность решаемой задачи. И не имеет значения насколько неприятна решаемая задача. Нет ничего такого, что нельзя было бы выдержать в течении получаса, если тебя ожидает хорошая награда. Если ты разделяешь время таким образом, то ты обнаружишь, что происходят интересные вещи. Ты заметишь, что продолжаешь работать над задачей больше запланированных тридцати минут. Ты подчас будешь настолько увлечен задачей, даже сложной, что будешь желать продолжать работать над ней. И прежде чем ты заметишь это пройдет один или несколько часов.Твоя награда никуда не делась. И ты понимаешь, что получишь её как только будешь готов остановиться. Начав работать, твоё внимание переключается с беспокойства о сложности задачи на завершение этого участка работы. Как только ты решишь остановиться, получи свою награду и наслаждайся ею. И запланируй другой тридцатиминутный участок работы с соответствующей наградой. Это поможет тебе ассоциировать приятные эмоции с задачей, ведь ты получаешь награду за свои усилия. Долгая работа на неясные и долговременные цели не мотивирует так, как немедленная награда. Награждая себя за то, что ты затратил время на задачу, а не за какие-то определённые результаты ты будешь с нетерпением ждать, чтобы возвращаться к задаче и в итоге ты завершишь её. Написание этой статьи служит хорошим примером применения вышеописанных приёмов. Я мог бы сказать себе - Я должен завершить эту статью в 2000 слов и она должна быть безупречной. Во-первых я помню, что я не обязан ничего писать. Я свободно делаю выбор писать статьи. Тогда я понимаю, что у меня много времени, чтобы сделать хорошую работу. И я не должен быть безупречным, потому что если я начну заранее, то у меня много времени, чтобы отредактировать её впоследствии. Я также сказал себе, что если я буду просто приступать к задаче, то я определённо завершу её. Я ещё не придумал тему для статьи. И я использовал разделение времени, чтобы выполнить эту задачу. Ужин был моей “наградой”. Я знал, что по окончании тридцатиминутного участка работы я смогу поесть. Так как я был голоден тогда, то это была хорошая мотивация. Мне потребовалось несколько минут, чтобы придумать тему для этой статьи, и я потратил оставшееся время записывая идея и набрасывая приблизительную схему будущей статьи. Как только время вышло я прекратил работу и поужинал. Я ощутил, что я “заработал” эту еду. Наутро я использовал этот-же метод, сделав завтрак своей “наградой”. И я был настолько увлечён задачей, что продолжал писать ещё полтора часа. Я знал, что я свободен остановиться в любое время и получить заслуженную награду, но преодолев инертность и начав, я почувствовал естественное стремление продолжать работать над задачей. По сути я обратил проблему откладывания дел тем, что оставался работать над задачей, откладывая момент получения награды. В результате я завершил написание статьи и с удовольствием позавтракал. Я надеюсь, что эта статья помогла лучше понять причины откладывания дел на потом и способы преодоления этого. Пойми, что промедление порождается мысленной связью между задачей и твоими негативными эмоциями относительно неё. Путь преодоления заключается в том, чтобы сократить объем отрицательных эмоций и увеличить поступление положительных эмоций от задачи. Таким образом стимулируя себя превозмочь инертность и обрести положительную движущую силу. Ведь если ты начнёшь любую задачу много раз, то ты обязательно закончишь её. КАК ВЫБРАТЬ НУЖНЫЕ ДЕЛА1. Нужные дела интересны2. Нужные дела не нужно делать срочно 3. Нужные дела работают на перспективу (ВНИМАНИЕ: ЛЮБЫЕ ДРУГИЕ ДЕЛА ВЫНУЖДЕНЫ И НЕНУЖНЫ) /Переходя на высшую ступень тайм-менеджмента/ Выбросите ЧАСЫ И ЕЖЕДНЕВНИК - ОНИ ВАМ НЕ НУЖНЫ Обоснование: 1. Человек обладает памятью и чувством времени. Обе этих способности -- уникальны и совершенно необходимы. Поэтому избавившись от ЧАСОВ и ЕЖЕДНЕВНИКА, ВЫ БУДЕТЕ ТРЕНИРОВАТЬ ПАМЯТЬ 2. Выбрасывая часы, помните, время -- это ваша собственность, оно принадлежит вам, а не вы ему. Совет не для начинающих!Если у вас не было часов и ежедневника, ВАМ сначала нужно ПРИОБРЕСТИ и то и другое, понять зачем они нужны. А лишь потом -- выбросить. Я думаю, что неэффективно избегать вещей, с которыми не знаком.Не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное счастье.Что делать? Выскажите им собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и не согласитесь с теми, какие не признаете. Закончите разговор. Будьте при этом абсолютно открыты и честны. При этом у ваших собеседников не возникнет вопросов. Любите людей и себя в первую очередь 1. Любовь к другим позволит вам любить себя и не упасть в эгоизм. К тому же предохранит от конфликтов. Никто не может забрать и дать вам столько времени как другие люди. 2. Любовь к себе позволит вам сохранить собственное время от посягательств. Следствие: Будьте честным перед собой и другими. 4. Производство времени (основные приемы) СТРУКТУРИРУЙТЕ ВРЕМЯ A. ВСЕ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ - ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу.Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени -- вредно. Ведь время -- это то, что действительно твое. Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат. Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки -- тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе. B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела. C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ... + ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи) + ДЕЛАЙТЕ "ЦЕЛЬ" (помните зачем) + ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувста) Следствие 1: Идеальный рабочий стол - пустой; Идеальный почтовый ящик - пустой; Следствие 2: Особенно опасны "висящие" важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать. Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ. В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить, что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела. Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому. Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает). Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела -- они хороши по отдельности. Фраза: "Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое" - должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно - эти дела нисколько не связаны. D. СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот - неэффективен. ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%) Обоснование :Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра. 5. Сохранение времени (предостережения) Избавляйтесь от вещей. Вещи отбирают время. Есть, несомненно, полезные вещи, но они полезны и вредны одновременно. Чувствуйте баланс, когда вещи становятся вредными -- избавляйтесь от них. Кроме того, будет интересно знать, что 90% вещей -- бесполезны по своей природе.Мои наблюдения: Автомобиль взятый с собой отбирает у меня времени на 5 гр в день, приносит выигрыша по времени в зависимости от обстоятельств от --20 (пробки), до +40 (перевозки техники, загородные поездки). Мобильник отбирает 1 гр. и приносит времени на 4 гр.Palm отбирает времени на 4 гр и приносит лишь 1 гр, я не ношу Palm. Суммы относительны, к тому же у меня его как-то украли, что тоже привело к неким временным потерям (на бесполезные волнения и на восстановление информации, смену паролей) Следствие. Если вы любите свое время вы должны избегать: 1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем /выполнение любимого дела/ или не читается вовсе. 2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. /Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время/. Совет. Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым. 1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть. 2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили -- сбережет ваше время, а не потратит его. E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (--любите время--) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (--любите себя--) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (--любите людей--) Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом. Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами -- либо упростите, либо забудьте. F. НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками. Следствие: Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много G. ДЕЛА НУЖНО 1. Забыть (если забыть нельзя) 2. Сделать сразу и правильно (если сделать нельзя или неинтересно) 3. Отдать делать другому Следствия: 1. Забыть -- самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны. 2. Помните каждое "сделанное" дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации на выражение чувств благодарности). /примечание -- искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время/. 3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе. ПостСледствие: ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно -- это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО - ЗАПРЕЩЕНО ПостПостСледствие:ПРАВИЛЬНО (со сбережением времени) сделанные дела укрепляют ВАШУ ВЕРУ ВО ВЛАСТЬ НАД ВРЕМЕНЕМ. Это очень полезно. Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности. Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория. Ваш имидж должен генерировать время, а не пожирать его. Следите за этим. Если у вас возникла эйфория - значит ВЫ ЧТО-ТО ДЕЛАЕТЕ СЛИШКОМ БЫСТРО, притормозите. Сохраняйте баланс между рассудком и чувствами. Не давайте ни тому ни другому одержать Верх. 6. Внедрение (методики) Примечания: 1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену). 2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво) 3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного) 4. Там где вам нужно время, а не искусство - придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой) 5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ Приложения (излишнее) *Время натуральнее денег. Почему время более естественное мерило успеха, чем деньги? Изначально при рождении вам дано лишь время. И целью вашей жизни (на физ. уровне), может быть лишь одна единственная вещь -- эффективно использовать отмерянное вам время. Под эффективностью - вы можете понимать то, что хотите. *Негативная окраска денег Деньги - это некая "фиктивная" вещь, которая придумана, а не существовала изначально. Время - данная нам сущность. Нет ничего плохого в деньгах, но также, как каждая "фиктивная" (ненатуральная) вещь, деньги имеют свои ограничения. И люди, которые видят эти ограничения, сталкиваются с ними будут осуждать тех, кто избрал мерилом деньги. Было бы нецелесообразно записывать этих людей во враги. Выберите другой ориентир - время. *Пересчет денег во время Вам хватит 1000 долларов на пару дней? Значит эта сумма может сберечь для вас это время. Вы можете нанять домохозяйку и это тоже сбережет ваше время. К сожалению деньги не существуют сами по себе. Если вы планируете не только тратить, но и эффективно использовать их (вкладывать) -- они уже не только дают, но и забирают у вас время. Еще Альберт Эйнштейн подметил, что людям нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за отдаленности результата во времени людям свойственно медлить с выполнением крупных и непростых заданий.Автор: Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert), профессор, руководитель Института стратегии использования времени (г. Гейдельберг, Германия). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского. Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает руководителю возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов. Предлагаем сформулированные нами десять «золотых» правил, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы и успешного планирования своего времени. 1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо. 2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее. 3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время — деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко. 4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайн