Система хранения документов и книг

Я уже писала про то, что участвую в марафоне расхламления в рамках сообщества Fly Lady. Теперь я могу сказать, что с систематизацией документов я разобралась. Итак, надеюсь будет вам полезно:

Проанализируйте имеющиеся дома бумаги и разбейте их по категориям - это самое важное. Соблюдение этого принципа позволит находить нужную бумагу за секунды. Вам больше никогда не придется судорожно искать нужный документ.

Итак, разбиваем документы на:

Личные.

Берем папку с разделителями и пластиковые файлы. На каждый файл клеим стикер. У меня это "Я", "Саша", "Ульяна". В каждой папке свидетельство о рождении, паспорта, страховые свидетельства, ИНН, полисы путешественника. В моем файле и в файле мужа дипломы, договоры с работодателями, свидетельства о дополнительном образовании, у меня еще курсы языковые и т.п. Здесь же можно хранить зарплатные квитанции за текущий год. Есть еще файл с общими документами - свидетельство о браке.

Недвижимость.

У нас это "квартира", "дача", "гараж". Еще может быть "парковка", "участок" и т.п. Сюда пойдут правоустанавливающие документы, кадастровые планы, кредитные договоры, договоры залога, свидетельства об оценке недвижимости, договоры страхования и т.п. Сюда же подшиваются папки с квитанциями об оплате за текущий год - ЖКХ отдельно, кредитные отдельно. Туда же электричество, вода.

Здоровье.

Папка делится на файлы по каждому члену семьи. У нас их три. В каждый файл кладется медицинская карта из поликлиники (если на руках), карта здоровья, полисы ОМС, ДМС, актуальные бланки анализов и выписок, рентгенограммы, справки и т.п. Там же телефоны экстренных служб, поликлиники, проверенных врачей, детской неотложки, инструкции по оказанию первой медицинской помощи, подшивки из журналов о том, что делать в случае высокой температуры, кашля, насморка и т.п.

Автомобили.

У нас их два, соответственно файлов тоже два. В каждой ПТС, копия ОСАГО, договор КАСКО, сервисные книжки. Туда же квитанции текущего года по оплате налогов, штрафов.

Техника.

Все разбито по папкам соответственно каждому изделию - "стиральная машина", "кухонный комбайн" и т.п. В каждой инструкция, гарантийный талон, чек. Очень пригождается в случае гарантийного ремонта и при дальнейшей продаже на авито. В категории "мобильный телефон" еще и договор с провайдером мобильной связи, коды PIN/PUK. У меня очень много симок - финская, итальянская, симка путешественника, три мегафоновские (навигатор, два телефона), одна билайновская, еще теле2 и МТС :)

Чеки. Храню в коробочке. Перекладываю туда чеки из кошелька каждую пятницу. Выбрасываю после сверки с банковской выпиской, откладываю те чеки, которые нужно хранить в отдельный файл и складирую вне жилой зоны (у меня это гардеробная, у кого-то может быть кладовка, антресоли и т.п.)

Про то, что можно выбросить или перевести в электронный формат.

Выписки от провайдеров интернета, стационарной телефонной связи, мобильной связи. Переведите все в электронный формат и храните в Dropbox, Google Disc или в любой другой похожей системе хранения данных.

Банковские выписки также.

Отдельно про визитки. У меня их было невероятно много, занимали треть ящика стола. Я их разбила по категориям "рестораны", "рабочие контакты", "отели", "транспортные компании", "такси" и т.п. Выложила на листы белой бумаги, сфотографировала и сохранила на диск Dropbox. В любое время у меня есть к ним доступ со смартфона, планшета или компьютера. Куда удобнее, чем рыться в куче визиток в столе.

Категория "безжалостно выкинуть" - у меня накопился целый мусорный мешок довольно большого формата!

Одноразовые договоры на посещение платных клиник, старые распечатки бронирований, буклеты, брошюры (нужные переведите в цифровой формат), журналы (хорошие статьи вырежите и сложите в папку), ненужные визитки, карты, календарики, распечатки, инструкции на приборы, которых уже нет и т.п.

То, что можно и нужно убрать на самую дальнюю полку, но нельзя выкидывать.

- старые квитанции (давностью более 3 лет) об оплате штрафов, налогов, кредитов, взносов и т.п. Дело в том, что срок исковой давности составляет 3 года, и многие хранят квитанции в течение этого срока, а потом выкидывают. Но на самом деле иск можно подать в любое время, как только организации стало известно о том, что ее права нарушены (пример: банк счел через 10 лет после погашения кредита, что вы нарушили кредитный договор и т.п.) Все это добро мы старательно подписываем "кредит на Тойота Ярис - 2007 г.", "штрафы ГИБДД" и т.п., плотно утрамбовываем, упаковываем в коробку и кладем куда душе угодно, только подальше, чтобы это все не валялось в вашем основном жизненном пространстве. У меня к примеру это все валялось в ящиках компьютерного стола, комода и даже в ящике стола для рукоделия!

Копии и сканы: сделайте копии основных документов на случай утери/кражи/пожара. С копией восстановить и доказать что либо будет легче. Сканы храните на сервисах типа Dropbox. Хранить так документы удобно еще и потому, что доступ к нужной бумаге можно дать в любое время любому человеку при единственном условии - наличие интернета. А он есть везде, где есть мобильная связь. Вряд ли вам понадобиться копия паспорта в лесу. Хотя...

ОТДЕЛЬНО О КНИГАХ. Это касается только тех, кто приемлет цифровой формат. У меня читалка с технологией электронные чернила. Поэтому цифровые книжки я люблю. Когда только купила ее (было это в 2010 году), пыталась перелистнуть страницу, долго привыкала, что нельзя так листать :)) до чего реальное изображение! а вот читать планшеты с глянцевыми экранами и подсветкой не люблю.

Проанализируйте книги. Перечитаете ли вы эту? а эту? а ту? если нет, то отложите в отдельный пакет/коробку. Потом ее можно отдать в библиотеку, через "отдам даром" на сайтах и т.п.

Если ответ да - перечитаю, то ответьте еще и на такой вопрос - обязательно ли в бумажном виде? я очень много книг так убрала в ту же коробку "отдам даром", скачав цифровую версию на читалку.

Те книги, что я оставила - это подарочные издания, красиво иллюстрированные книги и просто самые любимые книги, которые я никому и на что не отдам. Таких всего одна полочка, занимает пространство над входной дверью в прихожей. Детские книги хранятся в коробочке.

Вот и все :) Браво тем, кто дочитал!