Тема № 4 «Внутренний компьютерный порядок — разбираем электронную почту»

Итак, по ту сторону экрана, вы сидите за чистым и организованным столом, подложили себе подушечку под спину, дабы соблюсти правила эргономики, а ваша компьютерная техника сверкает чистотой и антивирс активно защищает компьютер!?!!! Теперь займемся чисткой виртуального пространства!!!Пора!

Ежедневно, мы с вами, получаем множество писем на электронную почту:

- интернет-магазины,

- рассылки с разных сайтов и проектов,

- социальные сети, письма по работе.

Все они, неустанно и ежедневно напоминают о своем существовании!

Как не утонуть в море информации?Давайте организуем свой почтовый ящик!

Для начала, давайте посмотрим, чем грозит mail хаос?

Вас не пугает количество входящих писем на этой картинке?!Меня испугало однажды, и это фото, все что осталось от моего личного хаоса! Оно мне служит немым укором "Чисть- чисть свою почту ежедневно"!

Если вы активный пользователь соц.сетей/покупатель и т.д. или же, вам поступает много писем по работе, то вы знаете, что все эти электронные письма скапливаются невероятно быстро!

А это значит, что:

1. Вы ежедневно тратите свое время на просмотр лишней в прямом смысле, информации;

2. Вы тратите ежедневно свое время на удаление множества лишних писем из эл. ящика;

3. Вы тратите время на поиски нужного письма (из-за большого количества писем).

4. Или же (о ужас!), вы можете случайно удалить важное письмо, в хаотичной попытке очистить свой электронный ящик.

Что в итоге: как видите, ключевая фраза - это "ТРАТА ВАШЕГО ВРЕМЕНИ", а трата времени - всегда порождает стресс!Вам нужен лишний источник стресса?! Если нет, то давайте его устраним!

Что же делать?

Если не завести привычку регулярно очищать почтовый ящик, можно просто утонуть в этом «море информации».

Есть 2 важных решения для организации почты:

- найти свою удобную систему регулярного очищения эл. ящика,

- и ограничение виртуальной информации.

Из книги «Самоорганизация по принципу «изнутри - наружу» Джулии Моргенстерн: "

Вечное движение на работе или ради развлечения рано или поздно истощит вас. Будьте реалистичны относительно того, сколько информации вы в состоянии обработать. Помните, технологии - это инструмент».

РАЗБИРАЕМ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ

ШАГ № 1. УДАЛИТЬ ЛИШНИЕ ПОДПИСКИ - этот простой шаг поможет вам сократить поток входящих писем и кучу свободного времени!

Лирическая отсебятина: Когда-то, я - как активная мама, покупатель и просто женщина, была подписана на все популярные сайты/блоги и иные ресурсы, на все то, что может быть полезным для красоты, дизайна, меню, здоровья, стиля, спорта, воспитания ребенка, обустройства дома и саморазвития!

По итогам, каждое утро, за чашечкой кофе, я просматривала свою почту, полную писем от всевозможных "суперполезных" ресурсов и это стало для меня настоящим "пожирателем времени":

- максимально полезное книжное издательство прислало анонс на свой новый хит?О боже, почему я не в курсе? Бегом его покупать, скачивать и тут же - читать!

- популярный книжный магазин устроил феноминальную распродажу на детские книги и пособия? Срочно - на страницы интенет - магазина, метать все подряд в корзину, а то вдруг, у ребенка будет обделенное детство из-за нехватки очередной партии расхваленых модных книг!

- супер-организованные мамы и гуру воспитания детей высылают полезные чек-листы, списки и прочее материалы да статьи?Скорее скачать и читать, а вдруг они откроют тайну, как 52 часа маминых обязанностей уместить в 24 часа человеческой жизни!?Вдруг они подскажут, где найти волшебную пилюлю, выпив которую мой дом сразу и навсегда станет чистым, ребенок станет гением, а неземная красота сохранится без диет, ухода и спорта!?:)

По итогам, чашка кофе могла растянуться чуть ли, не до обеда - а это, совершенно непозволительная роскошь в условиях материнства.

На самом деле, не так уж и много в рассылках присылают что-то реально полезного и нужного, после лакомого куска информации в одном из писем, следует .....либо предложения о продаже чего-то от авторов, либо "приманка", чтобы увеличить посещемость какого-либо сайта.

Как же сохранить почту в порядке, но при этом - не потерять интересную информацию?! Для себя, я нашла простой способ - хранить все ссылки в шпаргалке. Конечно, он подойдет не всем, но поделюсь, вдруг вы найдете для себя что-то полезное.

Список-шпаргалка нужных и полезных сайтов

Итак, я отписалась практически от всех рассылок, и составила список интересных и нужных сайтов с ссылками (он хранится прямо здесь, в дневнике на ББ в закрытом посте), чтобы приходить на них ТОЛЬКО за нужной информацией и НЕ ОТВЛЕКАТЬСЯ!

Если я считаю сайт и ресурс полезным, если мне нравится то, что делает автор того или иного проекта - я сама зайду и посмотрю все новости, когда мне это необходимо.

В нем есть такие рубрики:

1. Магазины

2. Вдохновляющие блоги и сайты о детях

3. Блоги и сайты и спорте

4. Блоги и сайты о красоте и здоровье

5. Блоги и сайты о фотографии

6. Блоги и сайты об организации и порядке

7. Кулинарные сайты

8. Блоги и сайты о книгах

9. Блоги и сайты о саморазвитии

10. Кино и музыка

11. Путешествия и досуг

Лучше потратить немного времени и освободить себя и эл.почту от лишней информации:

• отписаться от неактуальных рассылок (магазины, сайты и т.д.),
• отключить лишние уведомления из соц.сетей,
• удалить неиспользуемые аккаунты на разных ресурсах и соц.сетях!

ШАГ № 2. УДАЛИТЬ ЛИШНИЕ ПИСЬМА

Просто удаляем ненужные письма, а затем очищаем корзину.

Лирическая отсебятина: давным давно, моя почта была завалена более 1000 непрочитанных писем и я себя почувствовала кибер-поросенком, поэтому решила срочно привести все в порядок, и этот процесс у меня занял большое количество времени.

НО!Принес свои положительные результаты!

Поэтому в следующий раз, когда на каком-то сайте вам предложат «бесплатно» непонятный тренинг, типа "Как спасти мир за 5 минут и заработать триллионы не вставая с дивана» или электронную книгу неизвестного «популярного автора» о воспитании детей, в обмен на адрес вашей драгоценной эл.почты - ПОДУМАЙТЕ, нужен ли вам лишний груз сомнительной информации на жестком диске, и о той «виртуальной кабале» по очистке эл.почты от ненужных писем.

ШАГ № 3 НАСТРАИВАЕМ ПАПКИ

Настройте фильтры в почте и создайте соответствующие папки по темам работа/друзья/интернет магазины/банк и т.д. Фильтры сами отправляют письма от определенного человека или организации в соответствующую папку.

В случае необходимости, найти какое-то письмо в каждой папке не составит труда.

Еще, у меня лично, есть папки под грифом:

• «важно» ( письма очень важные на текущий момент),
• «разобрать» (непонятные письма, не подпадающие не под одну категорию)
• «архив» (важные письма, которые понадобятся в дальнейшем).

Письма из разных сервисов с регистрационными данными можно скидывать в папку «Регистрации», чтобы легче искать, если вдруг вы забудите записать какой-то пароль.

ШАГ № 4. ОТКЛЮЧАЕМ УВЕДОМЛЕНИЯ О ПОЛУЧЕННЫХ СООБЩЕНИЯХ

Это письма о всевозможных комментариях в соц.сетях и т.д. Вполне достаточно, что эти сообщения вы сможете прочитать, когда зайдете к себе в дневник/журнал/личный кабинет и на страницу в соц.сетях.

Важно помнить: все эти сообщения не только могут отвлечь вас от важных дел, но и тратится время на удаление этих «повторных» сообщений в эл.почте.

ШАГ № 5 ПРИВОДИМ В ПОРЯДОК адресную книгу и контакты

Лишнее следует удалить, а напротив важных адресов - можно сделать комментарии и важные пометки, чтобы вы не забыли данного адресата.

ПРОВЕРКА И ОЧИЩЕНИЕ ЭЛ.ПОЧТЫ

Можно выделить себе один день в неделе, для очистки эл.почты, но как показывает практика, если писем очень много приходит, этот процесс займет очень много времени.

Поэтому, как в системе флай-леди, проще убирать «кибер-горячие точки» каждый день, чем превращать это в генеральную уборку.

Можно придерживаться такой системы работы с эл.почтой на каждый день, которая предложена автором сайта www.blogohoz.ru:

УТРО. Проверяем почту и тут же действуем:

- отвечаем на важные и срочные письма

- сортируем по папкам для дальнейшего прочтения и исполнения

- все лишнее удаляем, чтобы папка входящие осталась пуста.

ДЕНЬ. Повторяем схему, можно просмотреть некоторые папки по темам, если есть свободное время

ВЕЧЕР. Можно спокойно просматривать тематические папки, отвечать на не очень срочные письма.

Спам.Решить, как поступать с этими письмами, легче всего: их просто надо удалять. А чтобы как можно меньше рекламного мусора приходило на ваш электронный адрес, установите мощный антиспам-фильтр.

Несколько советов из книги"Упрости себе жизнь" от Эрин Доланд, по поводу электронной почты для работы в офисе:

1. Чем меньше вы отправляете писем, тем меньше будете получать.

Нам всем приходится отсылать электронные письма, но это не значит, что мы должны порождать бесконечный исходящий поток. Найдите другие способы общения с клиентами и коллегами, например, посредством инструментов управления проектами и группового сотрудничества. Допустим, сообщайте о новых коммерческих предложениях в корпоративном блоге или через социальные сети. Не полагайтесь на электронную почту как единственный способ общения с людьми.

2. Электронные письма должны быть короткими.Специалисты по производительности труда рекомендуют ограничивать сообщения тремя-семью предложениями. Если вы отправите короткое электронное сообщение, то можете надеяться на столь же короткий ответ.

3. Создайте предварительно сформированные группы в разделе электронных адресов: совет директоров, начальники проектных групп, члены команды, члены комитетов, помощники руководителей и т. п.

4. Уважайте поле «Тема письма». Она должна быть информативной, не меняйте ее на всем протяжении электронного обсуждения. А если вам нужно в разговоре поднять очередную тему, начните новое обсуждение и в первом же электронном сообщении укажите ее. Таким образом вы разделите два разговора на разные темы. Это поможет людям рассортировать входящие письма и не упустить важную информацию, затерявшуюся где-нибудь в потоке сообщений.

_________________________________________________________________________

ЗАДАНИЕ ДНЯ:

1. Делаем фото или скрин своей ситуации в эл.почте «как было», а по окончании выполнения заданий - представляем в отчете скрин- «как стало»!

2. Удаляем лишние письма.

3. Отписываемся от неактуальных рассылок и уведомлений.

4. Создаем папки по темам и настраиваем фильтры.

5. Приводим «контакты» и адреса в порядок - оставляем полезные комментарии к адресам, все лишнее удаляем.

6. Убираем после работы свое рабочее место и протираем поверхность компьютера и мышку (помним о профилактике «внешнего беспорядка»).