8 приемов личной эффективности на работе и в учебе

1. Определите свой «прайм тайм».
У каждого из нас есть собственное время подъема и спада продуктивности, напрямую связанное с нашими биоритмами. Назначайте важные задачи и встречи на время, в которое вы наиболее активны – это поможет оставаться «на коне» и также оставит благоприятное впечатление о вас как о человеке-батарейке! К примеру, если вы убежденная сова, то не стоит назначать встречи-завтраки в 8 утра: ваше сонное лицо и потеря нити беседы не принесут ничего хорошего. Планируйте рабочие встречи и учебу на дневное и вечернее время, тогда вы точно сможете извлечь из них максимум пользы.

2. Используйте высокие технологии и современные приложения.
Вот лишь некоторые из всего многообразия сервисов, доступных сегодня. Для хранения и работы с документами максимально подойдет Google Drive – вы сможете делиться документами со своей командой и иметь доступ к работе и редактированию с любого устройства. Sanebox эффективно разделит вашу почту по приоритетам, чтобы письма второй и третьей важности не отнимали рабочее время. Приложение Evernote организует ваши заметки – от списков покупок и записей со встреч до конспектов лекций. Технологии вам в помощь, что говорится!

3. Делайте только одну вещь в одно время.
Мультизадачность – навык, который хотели бы иметь все, но как показывает практика, зачастую он попросту неэффективен. Если вы фокусируетесь на одном задании – это гарантирует, что оно будет сделано максимально хорошо в короткие сроки.

4. Попробуйте сказать «да», прежде чем сказать «нет».
Умение говорить «нет» – один из ключевых навыков, описываемых в книгах по эффективности. И все же есть смысл подумать: как вы сможете вырасти, если не будете принимать участие в новых амбициозных проектах? Специалисты советуют: даже если вы не можете взять всю задачу на себя, попробуйте предложить частичную помощь в доступной вам области. Это обязательно позитивно скажется на вашем рабочем имидже и карьере.

5. Выделяйте время для звонков и время для работы с почтой.
Коммуникации могут очень отвлекать от требующей полного умственного погружения работы. Выше мы упомянули полезный инструмент Sanebox, который оградит вас от имейлов второй и третьей важности. Также полезно использовать голосовую почту телефона, когда вы особенно заняты (и конечно, перезванивать контактам при первой возможности) – это сохранит ваше ценное время и концентрацию.

6. Разбивайте сложные цели на этапы.
Часто бывает сложно заставить себя взяться за определенную задачу только потому, что цель кажется нереальной, а подход к ее достижению – туманным. Подумайте, какие шаги потребуются вам, чтобы исполнить задуманное, занесите их в свой ежедневник – и вперед! При этом полезно начинать с самого непростого шага: в сравнении с ним все последующие точки «маршрута» покажутся значительно более достижимыми, за счет чего работа будет спориться быстрее.

7. Работайте в своем темпе.
Выработайте удобную для вас схему работы в течение дня, и главное – перестаньте сравнивать себя с другими не в собственную пользу! Мы часто ругаем себя за то, что мы недостаточно быстры, умелы, остроумны или настойчивы, как другие. Чем больше мы «едим» себя, тем меньше уверенности ощущаем, что плохо сказывается на результатах. Попробуйте объективно оценить ваши положительные стороны: это может быть внимательность к деталям, осмысленность действий или нестандартный подход – концентрируйтесь на них и работайте над их развитием.

8. Планируйте время окончания работы.
Сегодня у всех есть фиксированное время для начала работы или учебы, но надо признать, что далеко не все планируют время их окончания. Попробуйте запланировать завершить все в определенное время. Вы удивитесь, насколько быстрее будет двигаться дело: дедлайн помогает работать быстрее, в то время как «открытый» рабочий день создает ощущение неторопливости. Вспомните закон Паркинсона: «Работа имеет свойство распространяться на все время, отведенное для нее».