Д. Огородников: Сегодня хочу рассказать свой новый опыт освоения нового инструмента личной эффективности. Давно о нем знаю, наверно уже года 2, но по разным причинам отлынивал от него и впервые попробовал 3 дня назад.
Этот новый для меня метод - хронометраж времени. Слышали?
Как я сам лично убедился - это супер мощная вещь. Без преувеличения. Возможно это самый эффективный способ достижения целей.
Наберитесь терпения и дочитайте до конца, и вы сами убедитесь в этом.
Метод был разработан, и впервые серьезно применен советским ученым - А.А. Любищевым. После чего подхвачен другими учеными, предпринимателями, писателями и другими деловыми людьми по всему миру.
А.А. Любищев не очень известный в наше время и в широких кругах ученый. Его знают преимущественно биологи и химики. Когда ему было 26 лет (в 1916 году), он поставил себе цель на всю жизнь - создать систему, наподобие периодической системы химических элементов Менделеева, только для всех живых существ на планете. Он надеялся найти некую математическую зависимость между всем живым и, исходя из нее, создать единую таблицу.
Работа предстояла колоссальная, титаническая. Сделав примерный расчет времени, А.А. Любищев пришел к выводу, что одной человеческой жизни на это не хватит. Только изучение математики, для того, что бы начать исследования, должны были занять ближайшие 5 лет его жизни.
Но нужно отдать должное советскому ученому - это его не напугало, а наоборот придало мотивации. За работу он взялся и на достижение свой цели он потратил всю свою жизнь. Поставив себе цель в 26 лет, он шел к ней до самой своей смерти в 1974 году - а это не много и не мало - 58 лет!
К сожалению цели своей он достичь не смог. До сих пор сотни ученых безрезультатно пытаются создать такую систему. Тем не менее Любищев намного обогнал весь научный мир в области биологии, систематизации и еще ряда наук. Читал и писал на 4 языках, регулярно выпускал свои статьи в печатных изданиях, на память читал Данте в оригинале, был знатоком литературы, истории и был знаменитым человеком в свои годы, поэтому вел научную и личную переписку с большим количеством ученых того времени.
Когда после смерти подняли его дневники и архивы, то пришли в шок! Этот человек проделал столько работы, сколько в среднем могли проделать 3-4 человека за всю свою жизнь. Другими словами его эффективность была в 3-4 раза выше других таких же ученых. Это при том, что он посещал театры, кино, курорты, растил детей, был достаточно публичным человеком, и решал все те житейские задачи, с которыми сталкивается каждый из нас в процессе жизнедеятельности. Вплоть до вынужденных стояний по полдня в очередях.
Причиной такой феноменальной эффективности является его система, которую он сам разработал и дал себе обещание поддерживать . Название этой системы - ХРОНОМЕТРАЖ ВРЕМЕНИ. Начал его вести ученый 1 января 1916 года и прекратил вести его в день своей смерти, аж в 1974 году.
Сегодня этот метод входит в практически каждый курс по тайм-менеджменту и практикуется тысячами успешных предпринимателей.
Суть метода заключается в следующем. Необходимо записывать в течение дня всё время затраченное на все действия, которые вы совершаете. С точностью до 5 минут. Нужно учитывать каждое свое действие и записывать на отдельный лист.
Например:
7.00 - проснулся.
7.00-7.15 - умывался
7.15-7.45 - гулял с собакой
7.45-8.15 - одевался, собирался на работу …
….
12.15-12.40 - сидел смотрел в окно, думал о какой-то чепухе
12.40-12.55 - зашел Вконтакт и ответил на сообщения.
13.00-14.00 - составил личный финансовый план на следующий месяц.
И так далее.
Какое отношение это имеет к тайм-менеджменту, возможно спросите вы?
Самое непосредственное и прямое. С помощью этого упражнения вы ведете учет растрат времени, наподобие того, как ведете учет расходов в домашней бухгалтерии (если ведете). Вы видите, как на ладони, весь свой день, все свои действия, как эффективные, так и неэффективные.
Проведя хронометраж хотя бы несколько дней, вы увидите те огромные залежи времени, которое можно использовать для того, что бы достигать свои цели. И подобно человеку, который впервые в течение месяца вел учет расходов, а потом чуть не упал в обморок, узнав сколько он тратит на пиво-сигареты, можно ужаснуться сколько времени тратиться на очевидно бесполезные вещи. (По личному примеру: вчера изо всех сил старался быть эффективным и переделать тьму дел, а в конце дня оказалось, что 1 ч 25 минут были потрачены на откровенное безделье, при том, что запланированный отдых я записал в полезные действия. А без учета времени, я был бы искренне уверен, что был загружен по уши весь день).
А.А. Любищев, с помощью этой методики следил за выполнением собственного плана по накоплению знаний, по научной и исследовательской работе, по общественной деятельности. Он ставил себе цели на 5 лет, на 1 год, на каждый месяц и каждый день. И планировал действия, ориентируясь не только на получение результата, но и на времязатраты, тем самым находя наилучшие способы оптимизации времени.
Напомню, что, своей цели он не достиг. Кто его знает, может вообще не существует никакой математической зависимости между живыми существами, или наука еще и близко не приблизилась к тем знаниям, которые помогут создать такую таблицу. Но в других сферах, например, финансах, где заранее можно просчитать результат, он мог бы добиться феноменальных успехов.
Но нужно понимать, что само по себе ведение хронометража, никакой эффективности не прибавит.
Этот метод стоит применять как вспомогательный инструмент для достижения основных целей жизни.
Как его использовать, что бы достичь феноменальных результатов?
Вот действенная методика.
- Во-первых нужно определиться с целями. В идеале - со своими жизненнымицелями.
- Исходя из жизненных целей, определиться с целями на ближайшие 3 года. Трехлетние цели должны быть реальными и достижимыми. Некоторые люди, по совету американских книг ставят цели максимальные. Например, стать долларовым миллионером. Меня лично такие цели не вставляют, т.к. сухой расчет показывает, что за 3 года можно стать максимум рублевым миллионером и то, надо еще постараться.
- Все трехлетние цели разбить на две категории. Категория «А» - самые важные цели. Максимум 3-4 штуки. Все остальные - отнести к категории «Б».
Это обязательная процедура! Если нет целей, то и хронометраж не нужен.
Далее, следует начать вести полный хронометраж всего своего времени. От подъема до отбоя. С точностью до 5 минут. Цель - просто узнать себя, увидеть на белом листе, на что уходит время в обычной жизненной текучке.
На этом этапе не нужно стараться показать самому себе себя хорошим. Необходимо просто беспристрастно фиксировать время, понимая то, что само это действие уже очень важное и правильное занятие.
Для удобства учета времени советую завести табличку формата А5. На одном листе с одной стороны можно разместить 2 такие таблички.
Журнал учета времени _______/__________/ 20__ г.
| Начало | Конец | Вид работы |
Будильник на каждые 5 минут ставить не нужно. Просто делайте что делаете, но под рукой держите свой лист. Как только меняете род деятельности, сразу фиксируете на бумаге. Например: я сейчас пишу эту статью, как только звонит телефон, я сразу учитываю время окончания написания и начала телефонного разговора. Как только разговор закончился, я сделал запись об его окончании (17.00 - 17.10 - звонил Юра, обсудили возможность поставки продукции в Швейцарию) и вернулся к статье. На саму запись уходит максимум 30 сек. Позже я отмечу, что это был важный телефонный звонок, из раздела "А", но об этом ниже.
По прошествии 2-3 недель, а для нетерпеливых можно и через 1 неделю, подводим итоги. Цель - посмотреть чем вы занимались все это время.
Необходимо подсчитать все время, которое было затрачено на дела, которые ведут к достижению целей из категории «А». Может так получиться, что в течение нескольких недель на цели не было потрачено и 2-х часов. Выводы из этого можно сделать соответствующие.
Может оказаться так, что на категорию «А» потрачено 20 часов. Но при детальном рассмотрении половину этого времени было затрачено неэффективно. Т.е. этим вообще можно было не заниматься, хотя это тоже вносит свой вклад в достижение целей.
Опять же мой пример. Позавчера я потратил 5 часов 40 минут чистого времени на работу над делами категории «А». Чистое время - это значит время работы за вычетом всех чаепитий, проверок почты, телефонных звонков. Проведя анализ я выявил, что 2 часа 45 минут я делал 3D обложку для оформления рассылки про шунгит. Почти половину рабочего времени. В принципе без этой обложки можно вполне обойтись. Или можно было заказать ее изготовление у фрилансера, заплатив 300-500 рублей.
На создание новой рекламной компании магазина в Google Adwords у меня ушло 45 минут. Что куда важнее обложки, т.к. от нее напрямую зависит количество заказов на сайте.
Вывод: работал целый день с утра до вечера, а эффективного времени только 5 часов 45 минут. Из них 2 часа 45 минут вообще можно было не тратить, а поручить фрилансеру (или вообще не делать) и с тем же успехом валяться на диване или играться с дочкой. Полезными оказались только 2 часа 55 минут, из которых 45 минут были самыми продуктивными.
Проведя такой анализ, я понял, что ХРОНОМЕТРАЖ - это именно тот инструмент, без которого можно так и не понять, почему несмотря на то, что есть цели, есть действия по их достижению, есть стремление, нет главного - РЕЗУЛЬТАТА.
Дальнейшие действия по хронометражу следующие. Западные гуру тайм-менеджмента рекомендуют затрачивать не менее 7 часов в неделю на дела «А». Это должно хватить.
Я так подозреваю, что должно хватить, если это будут самые эффективные действия.
Только как оценивать степень эффективности затраченного времени? Ведь, как показал мой пример выше, время вроде затрачивается на дело «А», но при этом это дело вообще можно было не делать.
Для себя я принял следующий способ. Оценивать деятельность по 2-м показателям.
- Скорость приближения к цели
- Важность (необходимость) дела для достижения цели.
Оценивать по 5-ти бальной системе каждый показатель и выявлять средний бал. Если средний бал ниже или равен 2-м, то дело можно не делать или делать, но в последнюю очередь. Если средний бал выше 2-х, то дело нужно выполнять обязательно и в первую очередь.
Применительно к моим ситуациям, описанным выше:
Моя 3-х годичная цель - это выход на определенный уровень доходов от моего бизнеса связанного с шунгитом.
Оцениваю свои действия.
3D обложка: ее цель своим внешним видом привлекать большее количество подписчиков. Больше подписчиков - больше потенциальных клиентов. Все логично. Но с другой стороны, она носит не маркетинговую функцию, а эстетическую, дизайнерскую. Напрямую от нее количество подписчиков и клиентов не зависит.
По скорости достижения цели ставлю 1 балл.
Важность и необходимость тоже 1 балл.
Средний балл равен единице. Т.е. можно было изначально не делать. Провел бы такой расчет сразу, то сэкономил бы время.
Реклама в Google:
Скорость достижения цели - 5 баллов. Реклама приводит «быстрых» покупателей, не нужно ждать пока сайт раскрутится и вылезет на первые позиции.
Важность - 5 баллов.
Общий балл: 5 баллов.
На будущее я могу уже прогнозировать а) какое дело мне нужно делать в первую очередь; б) сколько времени на этой уйдет.
Вот такая методика - хронометраж.
Страшно даже представить что можно натворить за год, придерживаясь этой методики! Каждый день (ладно пусть не каждый, через день) двигаться вперед зная свою цель. Сбиться с курса практически невозможно. С самого начала отчета уже определены дела «А». Они определены как минимум на год.
Пользуйтесь, товарищи! Искренне надеюсь, что она вам принесет столько же восторга, как и мне!