Кайдзен - практика, которая была придумана на заводах Toyota, чтобы довести рабочие процессы до совершенства, затратив минимум средств на организацию производства. Так были сформулированы принципы отсутствия больших складов, постоянного контроля качества на каждом этапе работы, наблюдения за процессом в поисках недоработок и ещё многое другое. В том числе и система 5S, с которой обычно и начинается изучение и внедрение системы кайдзен.
5S: сортировка, систематизация, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование - принципы, на которых должна строиться идеальная работа.
Дома у нас занятий не меньше, чем на работе, так почему бы не использовать полезные советы в личных целях? 5S иногда воспринимают только как обязательную уборку рабочих мест в конце трудового дня, поэтому и результаты не видны. Какой смысл раскладывать вещи по местам, если ими неудобно пользоваться! Нет, с помощью простой уборки автомобиль не собрать. 
5S - это инструмент организации рабочего места для эффективного исполнения функций.
Уборка по принципам кайдзен должна дать определённые результаты. Должно появиться больше места, ежедневные дела станут выполняться легче, а поддержание дома в чистоте станет естественной привычкой. Кайдзен подразумевает бесконечное стремление к совершенству, поэтому не рассчитывайте, что после одной генеральной уборки ваш дом засияет. Кайдзен вводится постепенно и потребует времени.
Цель уборки - не просто сделать чисто. Главная задача - создать такое пространство в вашей квартире или в вашем доме, которое будет удобно и просто убирать. Для этого нужно делать не так уж много. А много надо думать. От ваших решений будет зависеть скорость и комфорт уборки.
Инструменты, которыми нужно запастись перед чисткой: цветные стикеры (они будут выполнять роль канбана - значка, маркирующего объект), энтузиазм и готовность перевернуть привычный порядок. Переходим к системе 5S.
1. Сортировка
Это чёткое разделение вещей на нужные и ненужные, причём от последних необходимо быстро избавляться.
Каким образом это сделать? Сначала нужно освободить место в середине комнаты, туда будем отправлять временно вещи, для которых не найдётся места. Затем определите зону, с которой начнёте сортировку. Обязательно займите то положение, в котором вы функционируете на месте. Если это рабочий стол - садитесь на стул. Если это гардероб - вставайте перед зеркалом. Если это кухня - стойте у раковины или у плиты. Это отправная точка, с которой вы будете решать, как и что делать с вещами. Берите в руки любой предмет и отвечайте на несколько вопросов:
- Насколько мне нужен этот предмет?
- Нужен ли этот предмет здесь?
- Как часто я его использую?
- Когда я брал его в руки в последний раз?
Если предмет необходим в этом месте, часто используется и должен находиться на расстоянии вытянутой руки, то маркируйте его зелёным стикером. Нужные предметы, которые используются редко, отмечайте жёлтым.
Если предмет не нужен на этом месте, перенесите его туда, где он должен быть. Если вы не знаете, куда его отправить прямо сейчас, наклейте оранжевый и складывайте в середину комнаты. Если вы не брали предмет в руки больше полугода, он получит красную метку.
Что делать с красными метками? Оптимально - выбросить. Философия кайдзен несовместима с большими запасами, один из её постулатов - сокращение складских помещений. Конечно, не всё так просто. Иногда отсутствие запасов просто невыгодно, но мы привыкли складывать «на всякий случай» старые вещи, сломанную технику, а вдруг пригодится?
Выбрасывать старьё и мусор нужно без жалости!
Дайте честный ответ на вопрос, когда вы закончите вышивать эту подушку, которую начали ещё в школе на уроке рукоделия? Когда вы соберёте из двух сломанных вентиляторов третий, работающий? Когда снова придёт мода на такое платье, которое ещё ничего? Сейчас или никогда. Достаточно выбросить весь мусор, чтобы дома стало намного чище. В конце концов, держать в доме пыльный музей невыгодно: посчитайте просто для сравнения, сколько стоит годовая аренда нескольких квадратных метров в вашем районе.
2. Соблюдение порядка или систематизация
Необходимые вещи надо хранить так, чтобы быстро находить и использовать. Это эргономика в чистом виде, только ваш опыт и ваша практика должны здесь помогать. Когда вы раскладываете вещи по своим местам, важно освободиться от шаблонов, которые были закреплены в поведении. Если вы привыкли, что кресло стоит всегда справа от дивана, потому что так его всегда ставили ваши родители, то подумайте, может, стоит расположить кресло там, где это будет удобно?
Узнать, что вы неправильно складываете вещи, очень просто. Если один и тот же предмет постоянно оказывается не на своём месте, это просто не его место. Ваша задача - найти для каждой вещи такое пространство, в которое будет удобно её возвращать. Когда предмет удобно не просто взять, но и положить обратно, чистота доводится до автоматизма.
Если предметы используются вместе, храните их рядом. Поближе - с зелёными маркерами. С жёлтыми - подальше. Добраться до любого предмета с зелёной меткой должно быть легко, траектории ваших движений должны быть очень простыми. Например, коробка с украшениями удачно вписывается на верхнюю полку, но достаёте вы её каждый день, а до полки нужно дотянуться. Значит, это место не подходит.
Складывайте похожие вещи в контейнеры. Для каждого ящика стола определите своё назначение. Если в одном месте вы держите технику, не складывайте туда документы. Распределите ваши документы по разным папкам. И не ленитесь подписывать ящики и папки!
Не бойтесь тратить средства на функциональную мебель и качественные инструменты. Хорошая мебель - половина вашего успеха. Во время уборки сразу поменять обстановку не поучится, зато вы сможете наметить план изменений.
Не торопитесь. Кайдзен - постепенные изменения, а не революционные преобразования.
3. Содержание в чистоте
Продумайте шаги, которые помогут каждый день содержать дом в порядке. Например, если в шкафу между полками слишком большое расстояние, то большие стопки вещей сбиваются и сминаются. Чтобы этого не случалось, измените расстояние между полками и сделайте его меньше - вы уместите на них столько же вещей, а мяться они не будут. С учётом распространённости мебельных ателье такая задача будет вам под силу.
Если у вас много комнат, в каждой имеет смысл поставить корзину для мусора. Так преодолевается апатия: когда бумаги со стола не хочется нести в мусор, просто сбрасывайте их в корзину под столом, а один раз в день собирайте отходы со всей квартиры.
Определите источники мусора, крошек и грязи и поставьте барьеры на пути: постелите коврики перед дверью или выделите место для совка и щётки около кухонного стола, чтобы не бежать за ним в другую комнату каждый раз, когда нужно подмести.
Такие мелочи, уменьшающие нашу работу, кажутся лёгким решением для ленивых. Но, даже если вы готовы броситься мыть полы в любую секунду, они сэкономят ваше время.
4. Стандартизация
Правила уборки и чистоты должны быть обязательными для всех, а удачные решения должны стандартизироваться и применяться на практике. Дома вряд ли стоит развешивать указания и собирать подписи со всех членов семьи под графиками уборки, но закрепить ответственность каждого за один участок работы в устной форме будет полезно. Убираться мало кто любит. Но не зря же мы ищем решения для ленивых.
Стандартизируйте систему поощрений: если кто-то предлагает новое эргономичное решение, нужно обязательно отметить это наградой. Особенно хорошо способ работает, когда нужно стимулировать детей. Детская фантазия - лучший источник нестандартных решений, даже если речь идёт об уборке.
5. Совершенствование
Принципы системы должны войти в привычку, чтобы вам хотелось сделать дом лучше при каждой уборке. Нет смысла каждую неделю сортировать все вещи в квартире, но повторять генеральную уборку с нанесением цветных меток полезно один раз в несколько месяцев. Включите в планирование бюджета средства на обновление вашей мебели и ремонт. Чертите схемы расположения вещей и не бойтесь делать перестановки. Оценивайте результаты с помощью фотографий до и после.
Принципы кайдзен не открывают Америку. Они основаны целиком и полностью на здравом смысле и опыте. Но они включены в единую систему, которую мы все так или иначе уже применяем (или хотя бы стараемся).
Если вы захотели навести порядок на рабочем столе и увидели, что уборка отнимает много времени и сил, хочется бросить всё и вернуться к старому беспорядку. Но выгоднее проанализировать причины сложностей, поставить стол поменьше или завести специальную полку для хранения бумаг. Так можно совершенствовать рабочее место, да и себя вместе с ним до бесконечности. Это и будет философия кайдзен в действии лично для вас.