Статья Ольги Старцевой в помощь тем, кто наводит порядок в своей почте.

1. Минимизируйте количество ваших почтовых ящиков

Оптимально иметь один, максимум два почтовых ящика (рабочий и личный). Если вам необходимо поддерживать больше адресов электронной почты, вы можете настроить пересылку писем в свой основной ящик и обрабатывать сообщения там (или хотя бы просматривать, чтобы знать - нужно ли вам срочно заходить в другой ящик).

2. Используйте фильтры

Каждая почтовая программа позволяет настроить фильтры - алгоритмы сортировки писем по адресату, заглавию или тексту. Например, попробуйте использовать фильтры для несрочных, но важных рассылок: собирать их в отдельной папке и просматривать раз в неделю.

Можно настроить автоматическое делегирование определенных сообщений или заставить программу проставлять метки (тэги) в зависимости от отправителя и ключевых слов письма.

Сервис IFTTT позволяет создавать и более сложные сценарии («рецепты»), например, автоматический постинг в социальные сети при получении электронного письма с определенными характеристиками, перенос данных из почты в календарь или Evernote и так далее.

3. Создавайте «говорящие» заголовки писем

Лучший заголовок - такой, из которого понятно содержание письма и тип необходимого ответного действия. Такие заголовки потом помогут легко найти нужное сообщение в архиве.

Пример плохого заголовка: «Привет!» или «Нужна помощь!». Пример хорошего заголовка: «Встреча по поводу годового плана [Подтвердите участие]» или «Клиент А: сводная таблица продаж за 2014 год [На утверждение]».

4. Используйте жирный шрифт и списки

Выделяйте важные мысли жирным шрифтом. Обеспечьте вашему адресату удобство чтения! Ведь даже если ваше письмо будет прочитано «по диагонали», оно донесет основную мысль. Используйте нумерованные или маркированные списки в длинных письмах.

5. Создайте стандартную подпись

Большинство почтовых программ позволяет автоматически добавлять в конец каждого письма вашу подпись. Включите туда всю необходимую информацию, включив и другие методы связи с вами (номер телефона, имя в Skype и так далее).

Подпись - это ваш личный и корпоративный маркетинговый инструмент, в ней можно также указать адрес веб-сайта или дать ссылку на «Часто задаваемые вопросы».

6. Настройте списки рассылок

Если вам часто приходится посылать письма сразу группе получателей, имеет смысл настроить списки рассылки, чтобы в следующий раз не набирать каждый адрес в отдельности.

А что же делать с уже имеющимися завалами?

Возможно у вас в ящике прямо сейчас лежит 2 тысячи неразобранных сообщений? Как с ними справиться?

Выделите 30 минут в день. Такой большой объем работы невозможно сделать за 1 раз, а продвигаясь небольшими «порциями», вы сможете расчистить свой ящик, не нанося ущерба другим планам.

За один раз удалите все непрочитанные рекламные и информационные рассылки и отпишитесь от всех рассылок, не содержащих критично важную для вас информацию.

Отсортируйте письма по отправителю и обрабатывайте однородные сообщения блоками (отвечайте, архивируйте в определенную папку, удаляйте и так далее).

Не сдавайтесь! Процесс очистки папки «Входящие» может быть долгим, но если вы будете

посвящать ему 30 минут каждый день, он рано или поздно закончится.

Не позволяйте ситуации повториться. Внедряйте полезные привычки еще до того, как вы опять обнаружите себя наедине с тысячами непрочитанных писем...

Итак…

Новые привычки стоит внедрять постепенно, по 1-2 за раз, и стараться не сбиваться на старые стереотипы поведения. Назначьте определенные временные интервалы для проверки почты, отключите уведомления, отвечайте коротко, отписывайтесь от бесполезных рассылок, обрабатывайте каждое письмо только один раз.

Вложив силы и время и введя эти привычки в свой ежедневный распорядок, вы сократите время, затрачиваемое на работу с электронной почтой, в 3-4 раза!

Потратив пару часов на настройку почтовых фильтров или стандартной подписи, вы сэкономите намного больше времени и сил в будущем. Даже если в вашем почтовом ящике сейчас тысячи непрочитанных писем, занимаясь их разбором регулярно по 30 минут в день, вы способны достичь состояния «Ноль писем во Входящих» и поддерживать его потом.

Желаем удачи!

П.С. ссылку на источник дать не могу, т.к. это рассылка из моей почты.

Электронная подпись на почте

Похожие записи