Очень много сейчас ищу информации в интеренте,о том как организовать свою жизнь,упорядочить бардак и наткнулась на сайт минималистов.Там очень много интересных мыслей и идей.
И одна из них как упростить жизнь и разобрать в бумагах?
Возможно это Вам тоже поможет!)
Как использовать меньше бумаги.
О CutePDF:
это программное обеспечение на вашем ПК и поэтому, если нужно «хранить» в файле то, что вам не нужно изменять, просто вставьте это в текстовый формат Microsoft Word или Блокнот и нажмите Распечатать->Распечатать в «CutePDF». Тогда у вас будет pdf-версия.
О создании цифровой подписи:
оцифровка
Купите сканер и сканируйте.
Я бы предпочел сканер с функцией Scan-to-PDF, потому что формат JPEG не настолько качественный как PDF.
Так же я бы посоветовал иметь две, а то и три копии электронных документов – вы же не хотите потерять единственный экземпляр электронного документа, избавившись от бумажного.
Также советую поставить пароль на ваш USB флеш накопитель, если не хотите разрешить невозбранный доступ к вашим документам кому попало.
Мне нравится программа Privacy & Public Zone от Verbatim, U3 от Sandisk тоже подходит как альтернатива.
Кратко о документах, которые вы должны оцифровать или сохранить оригиналы.
Держите оригиналы следующих документов:
Чеки на свои покупки держите до истечения гарантийного периода.
Вы можете выбрать что-нибудь из этого списка; возможно, некоторые из вас захотят хранить оригиналы документов, но что до меня, то я не храню то, что не должен, пока это не требуется законом.
Организуйте файлы на компьютере
Создайте такую логичную систему в папках, чтобы можно было находить нужное.
У меня вложенность папок всегда не более трех уровней. Например, когда вы открываете флешку, это первый уровень.
Потом выбираете папку и заходите в нее. Там будет еще набор папок, и в каждой из этих папок еще папки или документы.
Всё это должно быть не сложнее, чем:
C:/Список_тем/категория_внутри_темы/папки/файлы
Например:
C:/Налоги/2010/Медицина/Счета_за_медуслуги_за_2010 названо правильно.
Не более трех уровней. Лучше два.
Мои папки в целом выглядят так:
Примечание: Это постоянный процесс. Меняется жизнь – и я добавляю, удаляю, переупорядочиваю папки.
В каждой категории, в свою очередь, отдельные папки.
Например, вот что внутри Banking/Bills/Government:
Ну вы поняли.
Таким образом, вы легко можете вставить суть электронного документа в название компании.
Я сторонник единообразных наименований, так что я всегда даю файлам имена типа
Компания_формулировка_[кратное описание - по необходимости]_дата.
Я поменял местами год и месяц, поэтому файлы отсортированы по годам, потом месяцам, потом дням, если надо.
2. Используйте электронные средства связи (по возможности)
Если на вашем рабочем месте есть электронные средства связи, используйте их преимущества.
Некоторые люди не имеют возможности работать дома, им необходимо физически находиться в офисе, наряженными и среди соответствующего окружения, и они вынуждены уходить из дома, даже если не хочется.
Но представьте себе!
Не нужно краситься, если неохота, нужно только носить такую одежду, которая помогает настроиться на работу, и правильно распоряжаться временем.
Я не таков, но я фрилансер и не могу запрашивать такие гибкие условия, как работник по найму; но если я их получаю, то, конечно, пользуюсь на всю катушку.
3. Как получить систему обработки файлов «в одно касание» за три шага
Взяв лист бумаги или конверт, решите, что с ними делать:
Эта трёхшаговая система обработки файлов «в одно касание» избавит вас от целой кучи заданий.
И нет смысла медлить – рано или поздно вы всё равно к этому придёте.
Кстати, об уничтожении документов:
конфетти-шредеры работают лучше, чем плоскорезы.
Шредеры-плоскорезы позволяют при желании собрать кусочки обратно.
Конфетти-шредеры режут бумагу на кусочки конфетти, после чего восстановить информацию труднее, а то и невозможно.
P.S. Половину информации можно выкинуть,но думаю что каждый найдет здесь для себя что-то свое.)
И одна из них как упростить жизнь и разобрать в бумагах?
Возможно это Вам тоже поможет!)
Как использовать меньше бумаги.
- Не печатайте, если не собираетесь использовать это больше одного раза.
- Используйте двустороннюю печать.
- Используйте старую бумагу для заметок вместо того, чтобы брать чистые листы.
- Отправляйте заметки себе на почту. (Я использую gmail.)
- Используйте телефон для хранения списков (например, списка покупок или TODO-списков).
- Используйте программы для управления документами, например EverNote.
- Отправляйте документы с электронно-цифровой подписью вместо распечатки, подписи и тем более факса или сканирования.
- Печатайте в PDF формате (СutePDF).
О CutePDF:
это программное обеспечение на вашем ПК и поэтому, если нужно «хранить» в файле то, что вам не нужно изменять, просто вставьте это в текстовый формат Microsoft Word или Блокнот и нажмите Распечатать->Распечатать в «CutePDF». Тогда у вас будет pdf-версия.
О создании цифровой подписи:
- напишите свое имя на кусочке бумаги чёрными чернилами;
- отсканируйте и откройте программой для редактирования изображений;
- измените размер так, чтобы он выглядел как размер подписи;
- сохраните в формате PNG;
- добавляйте этот файл ко всем вашим факсам и документам;
- напечатайте релультат в файл формата PDF;
- отправьте клиенту.
оцифровка
Купите сканер и сканируйте.
Я бы предпочел сканер с функцией Scan-to-PDF, потому что формат JPEG не настолько качественный как PDF.
Так же я бы посоветовал иметь две, а то и три копии электронных документов – вы же не хотите потерять единственный экземпляр электронного документа, избавившись от бумажного.
Также советую поставить пароль на ваш USB флеш накопитель, если не хотите разрешить невозбранный доступ к вашим документам кому попало.
Мне нравится программа Privacy & Public Zone от Verbatim, U3 от Sandisk тоже подходит как альтернатива.
Кратко о документах, которые вы должны оцифровать или сохранить оригиналы.
Держите оригиналы следующих документов:
- свидетельство о браке/разводе;
- свидетельства о рождении/смерти ;
- счета и квитанции о крупных покупках, таких как дом, машины, и т.д.;
- сохраняйте оригиналы по крайней мере 7 лет;
- все документы, связанные с платежами и чеками.
- справки о доходах;
- банковские выписки;
- документальное подтверждение инвестиций;
- выписки по кредитной карте.
Чеки на свои покупки держите до истечения гарантийного периода.
Вы можете выбрать что-нибудь из этого списка; возможно, некоторые из вас захотят хранить оригиналы документов, но что до меня, то я не храню то, что не должен, пока это не требуется законом.
Организуйте файлы на компьютере
Создайте такую логичную систему в папках, чтобы можно было находить нужное.
У меня вложенность папок всегда не более трех уровней. Например, когда вы открываете флешку, это первый уровень.
Потом выбираете папку и заходите в нее. Там будет еще набор папок, и в каждой из этих папок еще папки или документы.
Всё это должно быть не сложнее, чем:
C:/Список_тем/категория_внутри_темы/папки/файлы
Например:
C:/Налоги/2010/Медицина/Счета_за_медуслуги_за_2010 названо правильно.
Не более трех уровней. Лучше два.
Мои папки в целом выглядят так:
- бэкапы. Здесь резервные копии моих блогов, файлов данных бухгалтерских программ и т.д;
- банковские документы, счета, ценные бумаги – т.е. здесь всё «официальное»;
- налоги;
- обучение – всё, что нужно для колледжа;
- карьера – всё, что связано с резюме, или рабочие заметки;
- личные документы – материалы, которые не подходят куда-либо ещё;
- фотографии.
Примечание: Это постоянный процесс. Меняется жизнь – и я добавляю, удаляю, переупорядочиваю папки.
В каждой категории, в свою очередь, отдельные папки.
Например, вот что внутри Banking/Bills/Government:
- письма и уведомления от государства;
- телефонная компания;
- название постоянного банка (где я совершаю покупки);
- название сберегательного банка (где я храню сбережения на черный день);
- название инвестиционного банка (куда я инвестирую);
- информация и файлы о налогах;
- налоговые квитанции, отсортированные по годам, а для каждого года – по типу.
Ну вы поняли.
Таким образом, вы легко можете вставить суть электронного документа в название компании.
Я сторонник единообразных наименований, так что я всегда даю файлам имена типа
Компания_формулировка_[кратное описание - по необходимости]_дата.
Я поменял местами год и месяц, поэтому файлы отсортированы по годам, потом месяцам, потом дням, если надо.
2. Используйте электронные средства связи (по возможности)
Если на вашем рабочем месте есть электронные средства связи, используйте их преимущества.
Некоторые люди не имеют возможности работать дома, им необходимо физически находиться в офисе, наряженными и среди соответствующего окружения, и они вынуждены уходить из дома, даже если не хочется.
Но представьте себе!
Не нужно краситься, если неохота, нужно только носить такую одежду, которая помогает настроиться на работу, и правильно распоряжаться временем.
Я не таков, но я фрилансер и не могу запрашивать такие гибкие условия, как работник по найму; но если я их получаю, то, конечно, пользуюсь на всю катушку.
3. Как получить систему обработки файлов «в одно касание» за три шага
Взяв лист бумаги или конверт, решите, что с ними делать:
- сканировать (подшить к делу) – положите в стопку бумаг, предназначенных для сканирования (подшейте к делу);
- выполнить какое-либо действие – запишите в календарь, отправьте e-mail, поместите в список своих дел;
- избавиться – разрежьте и выбросите.
Эта трёхшаговая система обработки файлов «в одно касание» избавит вас от целой кучи заданий.
И нет смысла медлить – рано или поздно вы всё равно к этому придёте.
Кстати, об уничтожении документов:
конфетти-шредеры работают лучше, чем плоскорезы.
Шредеры-плоскорезы позволяют при желании собрать кусочки обратно.
Конфетти-шредеры режут бумагу на кусочки конфетти, после чего восстановить информацию труднее, а то и невозможно.
P.S. Половину информации можно выкинуть,но думаю что каждый найдет здесь для себя что-то свое.)