День седьмой. Электронные документы. Сканирование и ксерокопирование. Телефонная книга.

Дорогие девочки! Сегодня мы продолжаем работать с нашими документами.

Я хочу напомнить вам о необходимости иметь хотя бы парочку ксерокопий каждого важного документа. Если вы еще не сделали этого – сделайте сейчас.

Даже если у вас дома есть МФУ, оно может выйти из строя именно в тот момент, когда вам в 23.00 потребуется сделать ксерокопию паспорта.

Необходимо иметь хотя бы по одной копии всех документов, удобно их хранить в том же файле - за оригиналом.

Если это необходимо – заверьте копии нотариально.

В отдельную небольшую папочку сложите копии всех документов (в т.ч. нотариально заверенные). Папку с копиями припрячьте в другое место или отдайте её на хранение человеку, которому вы полностью доверяете (родителям, супругу, взрослым детям и т.д.). 

Этим вы хотя бы частично оградите себя от массы сложностей, которые могут возникнуть в случае ЧП и утраты оригиналов. 

Электронный вариант документа не занимает много места и во многих случаях удобен. Создайте на своем компьютере папку личных документов, отсканируйте и поместите туда все важные документы, разделив на подпапки личные (например, паспорт, ИНН, диплом ), и на категории общие (документы на квартиру, машину). За одно и проверим  - на сколько удобно и быстро можно найти тот или иной документ.

Внимание! Если у вас нет доступа к сканеру (уже отсканированных документов)прямо сейчас, выполняйте это задание постепенно. Так же документ можно сфотографировать, качество будет хуже чем сканированной копии, но иногда и такой вариант пригоден.

Какие из документов надо отсканировать - решать вам. Обычно это те из них, с которых чаще всего требуются ксерокопии. И самые ценные и трудновосстановимые - чтобы в случае ЧП у вас осталась хотя бы электронная их копия.

И, наконец, отправляем себе отсканированные документы по почте. Т.е. вводим в списке получателя свой адрес и... всегда из любого помещения имеем к ним доступ!    

Еще один вопрос, который мы сегодня затронем, наша телефонная книга. У кого она есть? Когда вы последний раз вписывали туда контакты?

Положите перед собой все имеющиеся в доме телефонные книги. Как правило, в доме их набирается минимум 3-4 штуки и каждая из них исписана в лучшем случае на четверть. И из каждой еще сыплется по 20 клочков бумаги, с кое-как нацарапанными телефонными номерами… Знакомо? Как правило, 50-60% записанных  контактов либо вами никогда в жизни не использовались, либо они давно потеряли актуальность. Достаем все свои актуальные визитки.

А сейчас создаем новый файл Иксель и принимаемся за дело. Аккуратно перепечатайте в табличку все нужные и актуальные контакты.

При этом безжалостно вычеркивайте и не переносите в файл:

- Телефоны «разовой надобности», более неактуальные

- Морально устаревшие контакты, контакты людей, с которыми давно разошлись дороги (коллеги с позапрошлой работы, например). 

- Все неопознанные сокращения в духе Таня-1, Таня-2, А.Б и прочие не поддающиеся расшифровке за давностью лет записи. 

Самые важные номера из бумажных ТК продублируйте в мобильный телефон и в записную книжку, которую всегда носите при себе. Но не увлекайтесь, дублируйте только действительно самое важное, а не всё подряд.

Сохраните файл.Старые телефонные книги теперь можно выбросить. Но если вам приятно иметь в доме бумажную ТК, сделайте пометку в свой семейный календарь и купите себе одну, но красивую и удобную телефонную книгу взамен всех старых, неаккуратных и истрепавшихся. Потом вы сможете вложить или вклеить туда распечатанный листочек.

Вытряхиваем все визитки. Актуальные - в Иксель. Неактульаные - в помойку!

Пересматриваем контакты из мобильного телефона. Удаляем ненужные. Важное- в иксель!

Пересматриваем дисконтные карты, там указан срок действия. 

На последок:

Распечатайте самые важные контакты из телефонного Иксель-файла (телефоны членов семьи, телефон вашего работодателя, часто используемые номера, экстренные номера и то, что сами сочтете нужным). Покажите страницу домочадцам. Спрячьте этот список неподалеку от городского телефонного аппарата или вклейте в свою новенькую Телефонную Книгу, чтобы эти номера легко можно было найти в случае необходимости.

Вместо Икселя можно скачать программу телефонную книжку. Сейчас их неимоверное количество. 

http://burda-a-m.ucoz.ru/load/4-1-0-4
http://shuriksoft.ucoz.ru/load/3-1-0-5
http://www.leadertask.ru/content/view/287/94
Или вот эта.

Удобно все хранить в Аутлуке.