Я знаю, что большинство из вас ведут ежедневное планирование по принципу «список дел». То есть выписывают в столбик все дела, которые хотелось бы сделать сегодня. Некоторые просто пишут общий список, другие пытаются ранжировать дела по степени важности, выставляя на первое место самые важные на сегодня задачи. Кто-то даже добивается успеха, и в конце дня все его запланированные дела оказываются выполненными. Но таких людей единицы. Если сравнивать планирование типа «список дел» с планированием дел по времени, то оно работает очень плохо. Почему? Об этом я и хочу рассказать в данной статье.
Минусы планирования типа «список дел»
1. Вы планируете столько, что не успеваете сделать все дела. Когда вы пишите список дел на день, вы не оцениваете, сколько времени они могут занять. Конечно же, вам хочется сделать всего побольше. Но к вечеру зачеркнутыми оказываются в лучшем случае половина пунктов. Все бы ничего, но такое положение дел подрывает вашу самооценку, хотя вы этого не замечаете. Каждый раз, когда часть пунктов остается несделанной, вы чувствуете внутреннее поражение, начинаете ругать себя и осознаете, что являетесь человеком с низкой самодисциплиной. Эти небольшие, но регулярные удары могут полностью разрушить вашу самооценку. И вы начинаете чувствовать, что ни на что не годны, перестаете верить в себя, ставить большие цели и желать больших результатов. Также значительным минусом является тот факт, что несделанные дела вам приходится переносить на следующий день. И у каждого, наверное, образуются такие дела, которые могут переноситься изо дня в день неделями, а то и месяцами. При взгляде на эти пункты плана вы сильно расстраиваетесь, что снижает вашу энергию и желание выполнять какие-либо дела.
2. Вы делаете только «срочные» дела, а стратегические задачи годами остаются невыполненными. Все мы знаем, что ежедневные дела можно разделить на 4 группы: А - срочные и важные, В - не срочные и важные, С - срочные и не важные, D - не важные и не срочные. Дела группы D редко оказываются в нашем списке. Чаще это просто факторы отвлечения (телевизор, интернет, бесцельные телефонные разговоры). А вот дела групп А, В и С составляют его основу. Безусловно, когда вы беретесь за выполнение дел, вы начинаете со срочных дел. С того, что точно нужно (или можно) сделать сегодня. Приготовить обед, позвонить другу, ответить на телефонные звонки и электронную почту, посетить совещание, сходить в аптеку. И мы не замечаем, как под соусом «срочности» нами выполняется большое количество дел группы С (не важных, но срочных).
Например, вам пришли письма на электронную почту, которые не требуют ответа прямо сейчас. Но почему бы не среагировать оперативно и не ответить на них, думаете вы. Вам звонит знакомый, чтобы поделиться впечатлениями об отпуске, и вы тратите на разговор полчаса, именно потому, что он позвонил сейчас, пусть даже сейчас разгар рабочего дня. А вот принесли рекламный буклет, почему бы сразу не изучить его? В результате все наше время занимается делами группы А и С, на дела группы В времени не остается. А дела группы В (несрочные, но важные) как раз таки и являются такими делами, которые создают нашу будущую перспективу и улучшают качество нашей жизни.
К этой категории относят любого рода планирование и анализ, обучение и внедрение новых технологий, освоение новых навыков и приемов работы. А в личной жизни - это проведение качественного времени с близкими, занятия спортом, профилактические посещения врачей и т. д. и т. п. Дела группы В не делаются не только потому, что они не срочные (вспомните, профилактический визит к зубному вы можете откладывать целый год, потому что «не горит». Зато потом становится поздно, зуб разрушился, вы заплатили в 4 раза больше денег и потеряли часть зуба). Они не делаются также потому, что они выглядят более сложными по сравнению с делами группы А и С. Конечно, проще проверять без конца электронную почту или убираться дома, чем написать финансовый план на год или начать спортивные тренировки. В итоге, самые главные дела, дела категории В не делаются, если вы осуществляете планирование типа «список дел». И в результате, ваша жизнь не продвигается вперед, не улучшается.
3. Вы имеете отличные возможности для самосаботажа. Видя перед собой длинный список дел, вы понимаете, что все равно весь его вам не осилить сегодня, а значит, нечего и стараться. Ваш энтузиазм угасает, и вы начинаете бесцельно тратить время на дела группы D. Также ваше подсознание понимает, что стратегические задачи у вас все равно не запланированы, поэтому движения вперед не будет, и все ваши дела - «мышиная возня», которая ни к чему не приведет. И оно выбирает лениться и ничего не делать.
4. По закону Мерфи работа занимает все время, которое на нее отведено. А это значит, что простейшее дело, такое как написание письма или уборка дома может растянуться на целую вечность. Вы же не планируете, в какой промежуток времени вам нужно закончить эту задачу, поэтому и не торопитесь. На мы всегда проводим эксперимент - человек учится ставить себе предельное время, которое он потратит на задачу и старается в него уложиться. В результате, время на написание писем, статей или другие дела может сократиться до 5 раз, а качество остается на прежнем достаточном уровне.