Про свадебный комплект "капкейки+торт".

Девочки, я снова хочу поинтересоваться у вас по поводу свадебного комплекта "Капкейки+торт". Объясните мне, неопытной, как происходит вся организация? Весь этот комплект будет стоять на такой вот подставке.  На верхнем ярусе торт, на остальных капы. Я сначала сама хотела приехать до приезда молодых и все им установить, но в этом случае торт простоит в тепле весь вечер. Это, естественно, недопустимо. Если весь этот комплект убрать в холодильник в коробочках. то кто потом будет все расставлять на подставку? И как ее потом внести в зал, если тележки нет? А может все вообще как-то иначе организуется? Я не сталкивалась с такими ситуациями и это первый свадебный заказ, очень переживаю и надеюсь на вашу помощь.