МП. День 3. Анализируем хронометраж. Хронофаги

День 3 (14 августа). Анализируем хронометраж. Боремся с хронофагами.

Всем привет! Как поживает ваш хронометраж? Какие у вас ощущения от этого процесса?

Надеюсь у всех уже есть список дел за вчерашний день. Давайте теперь его проанализируем. Помните я вас просила оставить одну колоночку справа — вот сейчас она нам и понадобится. Сейчас мы с вами разделим в ней все наши дела на категории:

-полезные (относящиеся непосредственно к работе, связанные с вашими планами и способствующие достижению ваших целей)

-можно сократить (то, что вы считаете необходимым, но на что, по вашему мнению, можно было бы потратить меньше времени)

-бесполезные (то, чего делать не стоило бы, о чем вы жалеете, за что вы себя ругаете).

Как только вы проведете такой анализ у вас будет представление о том, где взять время на полезные и нужные дела.

И я уверена, что у каждой из вас встретятся такие «монстры» как хронофаги - один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать.  Поэтому наряду с хронофагами, мы часто встречаем термины «поглотитель времени», «пожиратель времени».

Поглотители времени — это любые факторы, которые занимают много времени, но приносят мало практической пользы. Т.е. Из-за этих факторов вы попросту теряете время, которое могли бы потратить на исполнение поставленных задач и достижение целей. 

Хронометраж поможет нам обнаружить этих «вредных» поглотителей времени. А сами мы должны научиться им противостоять. Это умение позволит избавиться от лишних трат времени и приблизит нас к поставленным целям.

Итак, давайте попробуем разобраться какие же они эти хронофаги? Есть несколько классификаций. Сегодня я вам про них и расскажу:

Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени

Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Наверняка вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами.

Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени

Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до отдыха.

Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный – электронная книга. Вы можете всегда возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать в качестве ответного оружия: заняться самообразованием или отдохнуть, почитав интересную книгу.

Индивидуальные хронофаги

Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры и тд и тп. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, сколько времени вы теряете при этом! Увы, и не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

А сейчас давайте более подробно поговорим о наиболее распространенных поглотителях времени, которые чаще всего встречаются в нашем обществе:

1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, или диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач.

2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого хронофага решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы. Ну и конечно, я надеюсь, что в списке ваших любимых передач нет Дома-2 и ему подобных передач-монстров. Лично я отказалась от телевизора 4 года назад и могу сказать, что не чувствую, что я что-то потеряла. Все интересующие меня фильмы и передачи можно найти в интернете и смотрю я их в четко отведенное для этого время. Зато у меня появилась куча свободного времени, которое я трачу на более полезные дела.

3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Хотя думаю среди участниц марафона вряд ли есть такие любители, но ведь есть старшие дети, понаблюдайте не тратят ли они понапрасну своё драгоценное время! Если вы (или ваши дети) любитель игр, строго лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.

4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Вот тут я думаю каждая из вас скажет, что это ваш хронофаг. Сама с ним борюсь уже много времени. Способы борьбы – лимитирование времени,либо вообще полный отказ от сети с удалением аккаунта. На самом деле задумайтесь... многие из вас зарегистрированы даже не в одной социальной сети... и каждый день вы тратите время, чтобы проверить новости в каждой! Выберите для себя наиболее важную соцсеть и не распыляйтесь на остальные. Например, для себя я решила что мне просто необходим Вконтакте и ББ. На просмотр этих сайтов я выделила час в день (который разбит на 15-ти минутки). Одноклассники просматриваю раз в оду-две недели, фейсбук раз в месяц. Попробуйте и вы расставить приоритеты. Поверьте, вы ничего не потеряете, если будете заходить туда реже. Зато приобретёте много времени для более полезных дел.

5. Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно.

6. Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время, например, с 16 до 17.

   А вообще дам совет относительно последних пяти пунктов, он конечно не относится к работающим мамочкам: чтобы освободить себе кучу свободного времени... выключите компьютер! И включайте его только вечером, после того, как уложите ребенка спать. В тишине вы можете спокойно посмотреть интересующую вас информацию и есть ограничитель во времени в виде необходимости идти спать. Все же помнят правило настоящих флай-леди — ложиться спать вовремя!!!

7. Неорганизованное пространство. Поиск номеров телефонов, бумажек с записями, как правило, один из самых распространенных после интернета поглотителей. Способ борьбы только один — оптимизация пространства. Для начала каждый день можно выделять минут пятнадцать и организовывать свои заметки. Постепенно выработается удобная система хранения бумаг и информации.
   
   

8. Перекуры. Тут я вообще молчу... очень надеюсь, что среди нас курящих не имеется. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного хронофага.

9. Телефон. Очень часто тратиться много времени на пустые разговоры с подружками, мамой и тд и тп. Конечно, нам женщинам это необходимо, но это тоже должно быть контролируемо и запланировано. Постарайтесь для этого также выделить определенное время и лимитировать его, например, 10-15 минутами. Думаю этого времени вполне достаточно, чтобы рассказать и обсудить все свежие новости.

10. Желание все сделать идеально или досконально во всем разобраться. От этого страдают все сферы нашей жизни. Порой мы тратим слишком много времени, чтобы довести дело до идеального результата, тогда как достаточно было бы дело просто выполнить. Каждый раз спрашивайте себя, стоит ли дело потраченных на него усилий или можно довольствоваться средним результатом и заняться чем-то другим более интересным и важным.

11. Сломанная техника. Плохая связь по телефону, медленный интернет из-за неудачного провайдера, любой плохо работающий прибор порой отнимают очень много времени и сил. Стоит один раз потратить на решение этих вопрос некоторое количество времени, чтобы потом заниматься делами более быстро и эффективно.

Однако, дорогие мои, как и во всем, не стоит впадать в крайности и стремится наполнить день исключительно полезными делами. Поглотители времени тоже бывают нужны. Длительный разговор с подругой может помочь решить какие-то насущные вопросы или получить взгляд на свою ситуацию со стороны, просмотр развлекательной передачи отвлечь от забот, день без плана поможет ощутить чувство свободы, которого иногда не хватает. Главное следить, чтобы эти занятия не заполняли собой все время, вымещая по-настоящему важные для нас дела.

Вот вроде и всё, что я хотела вам рассказать сегодня. А теперь хочу узнать у вас с какими поглотителями времени сталкиваетесь вы? И какими способами справляетесь с ними? Не стесняйтесь делиться своими идеями!

Сегодняшнее задание:

1. анализируем хронометраж

2. рассказываем про свои хронофаги и способы борьбы с ними.